Pasidalinsime mažai kam žinoma Outlook Online galimybe prieš kuriant susitikimą kalendoriuje pasiūlyti dalyviams kelis laikus už kuriuos jie gali balsuoti.
Organizatorius gali matyti dalyvių pasirinkimus, komentarus ir, remiantis šia informacija – pasiūlyti geriausiai tinkantį laiką visiems dalyviams.
1. Kuriame kvietimą Outlook Online
Kvietime pasirenkame parinktį “Ieškoti laiko“ ir matome susitikimo parinktis, kuriose galime pridėti keletą siūlomų susitikimo / įvykio laikų.
Pasirenkame dalyvius ir renkamės kelis laikus (+ “Įtraukti kitą laiką“). Peržiūrime kvietimą ir renkamės “Siųsti“.
2. Kvietimo peržiūra
Susitikimo dalyvis gauna kvietimą ir savo kalendoriuje mato preliminariai rezervuotus visus susitikimo laikus ir gali peržiūrėti apklausą.
Pasirinkus tinkamiausią laiką iš pasiūlytų – siunčiame atsakymą susitikimo organizatoriui.
3. Jei susitikimo laikas tiko visiems dalyviams
Jei vienas iš pasiūlytų laikų tiko visiems dalyviams – susitikimo organizatorius gauna pranešimą apie apklausos rezultatus ir susitikimo patvirtinimą.
4. Jei susitikimo laikas tiko ne visiems dalyviams
Jei nei vienas iš pasiūlytų laikų nepasirodė tinkamas visiems dalyviams – organizatorius gauna pranešimą apie tai, kad visi balsavo, tačiau nepavyko suderinti vieno laiko.
Siūloma sprendimą priimti organizatoriui remiantis prieinamumo informacija surinkta iš dalyvių bei pateikiama informaciniame laiške.
Galima kalendoriaus kvietime peržiūrėti visą detalesnę informaciją, peržiūrėti kokiu laiku kuris iš dalyvių užsiėmęs ir negali dalyvauti ir priimti sprendimą dėl sekančių veiksmų.
Galime redaguoti apklausą ir siųsti naujus laikus arba patvirtinti vieną iš siūlytų laikų, nors ir ne visi dalyviai galės dalyvauti.
Susitikimo laikas patvirtintas lengvai, skaidriai su minimaliomis laiko sąnaudomis!
Tai puiki nauja savybė leidžianti efektyviau išnaudoti laiką ir dirbti produktyviau. Gero naudojimo!
