Bendradarbiavimas su Office 365

Labai dažnai kalbant apie Office 365 produktą sulaukiu prašymo apibūdinti bendradarbiavimo galimybes keliais žodžiais. Tiesiog pateikti vieną, paprastą ir efektyvų metodą.

Atrodo paprasta? Pradėkime nuo to kaip tai pristato Microsoft:

Kiekviena grupė žmonių turi skirtingus poreikius. Grupės gali pasirinkti savo bendradarbiavimo įrankius pagal verslo poreikius.

Vieno paprasto, visiems tinkančio metodo nėra. Yra įrankių rinkinys ir laisvė rinktis.

Mano darbas – padėti kiekvienam suprasti verslo poreikius, pasirinkti tai kas reikalinga jo aplinkai, komandai, verslui, klientams, partneriams.

Kadangi nepavyksta bendradarbiavimo apibūdinti keliais žodžiais – pamėginsiu pateikti kiek platesnę apžvalgą, kuri leistų geriau atsakyti į šį aktualų klausimą.

Office 365 Grupės

Jos yra bendradarbiavimo pagrindas.

Office365Grupe_2

Grupė ne tik apjungia žmones dirbančius prie to paties projekto ir siekiančius tų pačių tikslų, tačiau ir teikia tų tikslų įgyvendinimui reikalingus bendradarbiavimo įrankius:

  • bendrą Grupės el. pašto dėžutę,
  • bendrą kalendorių,
  • SharePoint svetainę Grupės failų, dokumentų ir kito turinio talpinimui,
  • užduočių lentą Planner pavidalu,
  • bendras prieigas ir ko-autorystės galimybes.

Microsoft Teams

Vėlesnis produktas nei Office 365 ir skirtas tikrai labai glaudžiam projekto komandos ar padalinio bendradarbiavimui.

Be visų aukščiau paminėtų Office 365 Grupės įrankių Teams dar turi pokalbius (chat), audio ir video galimybes. Ir kaip neseniai paskelbta – Microsoft Teams pilnai pakeis nuo arenos nueinantį Skype for Business.

Taigi dalinai galima teigti, kad Teams = Office 365 Groups + Skype for Business. Tiksliau: Teams yra daugiau, nei Office 365 Groups + Skype for Business.

Grupės prieš Teams: kurią naudoti?

Grupės ir Teams turi labai daug panašumų ir natūraliai kyla klausimas: kada naudoti kurią?

1 kriterijus: pagal tinkamiausią komunikacijos metodą

Jūsų komanda komunikacijos įrankiu renkasi el. paštą? Naudokite Grupes per Outlook.

Outlook_O365_Grupes_header
Grupė Outlook Online aplinkoje

Komandų bendravimas vyksta kiekvienai Grupei suteiktoje el. pašto dėžutėje (pavyzdyje pateiktu atveju musuimone@domenas.lt), o kiekvienas narys gali keisti savo asmeninius nustatymus ar gauti papildomai į asmeninę el. pašto dėžutę kiekvieną Grupės laišką, tik atsakymus į savo laiškus ir Grupės įvykius, ar nesekti papildomai savo Outlook el. pašte.

Išorės partneriai, pakviesti į Grupę neturi tiesioginės prieigos prie Grupės pašto dėžutės, tačiau gauna pranešimus į savo el. paštą.

Komandos nariai tarpusavyje komunikuoja naudodami pokalbių (chat) programėles: Skype, Slack, Viber ar kitas? Tada jums puikiai tiks Teams.

Teams_header
Grupė Microsoft Teams aplinkoje

Microsoft Teams – pokalbiais (chat) pagrįsta komandų darbo erdvė, kurią galima papildomai organizuoti kanalais (channel) pagal temą, projektą, sub-projektą, veiklą, klientą ar kitais būdais.

Teams privalumas yra tai, kad galite nariais pakviesti išorinius partnerius, turinčius Office 365 darbo paskyras (work accounts) ir jie taip pat gali dalyvauti komandų pokalbiuose, dirbti su failais ir Wiki bloknotu.

Taigi vienas tikrai aiškus kriterijus – komandai priimtiniausias komunikacijos būdas: el. paštas ar pokalbiai.

2 kriterijus: pagal priimtinesnę vartotojo sąsają

Darbas su Grupėmis Office 365 aplinkoje gali būti kiek painus dėl skirtingos vartotojo sąsajos kiekviename Grupės elemente: vienaip Grupės meniu matome desktop Outlook’e, kitaip Outlook Online, dar kitaip Planner ir visai kitaip SharePoint Online svetainėse.

Teams, šiuo požiūriu, net ir nenaudojant pokalbių funkcionalumo, gali pasitarnauti kaip vieninga vartotojo sąsaja, sujungianti visas Grupes ir visus Grupių elementus ir leidžianti dirbti iš “vieno ekrano“.

Teams_ekranas
Microsoft Teams pokalbių langas

Kaip matome – Teams ekrano kairėje vertikalioje tamsiai mėlynoje juostoje matome visą sau aktualią informaciją:

  • Activity (veiklą) – savo arba komandos naujienų srautą, t.y. kas vyko
  • Chat (pokalbius) – vėliausius savo pokalbius su kolegomis
  • Teams (komandos) – sąrašą Grupių/Komandų, kuriose esame savininkai arba nariai
  • Meetings (susitikimai) – savo suplanuotus susitikimus iš Outlook kalendoriaus
  • Files (failai) – failus, dokumentus iš savo OneDrive bei Grupių/Komandų saugyklų.

Baltoje zonoje dešiniau matome visas savo Grupes/Komandas ir pasirinkę vieną iš jų pilkoje zonoje ekrano dešinėje galime matyti vykstančius pokalbius, ir skirtukuose patalpintą komandos informaciją: failų saugyklą, Planner užduočių lentą, išorines saugyklas, botus ir daug kitų nuorodų, kurias siūlo Teams funkcionalumas.

Taigi tokiu būtu tinkamai suorganizavę Teams‘e Grupių, kanalų, skirtukų struktūrą – galime viena vartotojo sąsaja apimti visus reikalingus darbui įrankius, tiek asmeninius, tiek komandos.

Vertėtų pridurti, kad Teams turi vieningą vartotojo patirtį tiek instaliuojamoje, tiek Online, tiek mobilioje versijoje.

Taigi atsakant į klausimą ką rinktis reiktų vertinti jūsų poreikius bent pagal šiuos du kriterijus, tačiau po Teams pasirodymo daugumos komandų simpatijas užkariauja būtent šis produktas dėl savo lankstumo, funkcionalumo ir greito įsisavinimo.

Ko-autorystė

Kalbant apie bendradarbiavimo galimybes Office 365 platformoje būtina išskirti ko-autorystės plačias galimybes.

Tai visose srityse įdiegta galimybė bendrai (keliems, keliasdešimčiai) komandos narių vienu metu dirbti prie vieno Office dokumento ir matyti kiekvieno nario darbą bei redaguojamą sritį.

Bendrinimas_ekranas
Ko-autorystė realiuoju laiku Excel aplinkoje

Dar daugiau – patalpinus dokumentą OneDrive ar komandos failų saugykloje, jūs neprikabinate jo laiške ir nekuriate galimybės versijų, o tiesiog siunčiate nuorodą į failo vietą ir visi gali dirbti su viena tikra dokumento versija.

Ir jei dokumentą gaunate el. paštu – galite tiesiog laiške jį atsidaryti, rašyti atsakymą el. laišku greta matant atidarytą dokumento tekstą ir net esant poreikiui pradėti pokalbį Skype ar Teams su kolega (-omis).

Čia apžvelgėme tik nedidelę dalį Office 365 prenumeratoje įdiegtų bendradarbiavimo įrankių ir galimybių.

Apžvalgą tęsime ir toliau, tad sekite mūsų patarimus ir įžvalgas!


Ieškote sprendimo konkrečiai savo verslo problemai?

Parašykite mums – patarsime asmeniškai!

Autorius: Solveiga

Daugiau kaip 20 metų patirties, derinant finansų ir IT žinias, kuriant unikalius informacijos valdymo sprendimus įmonėms ir sėkmingai juos įgyvendinant. Paverčiame duomenis patikima informacija, teikiama reikiamu laiku reikiamiems žmonėms tam, kad jie galėtų greičiau priimti geresnius sprendimus.

Viena mintis apie „Bendradarbiavimas su Office 365“

Parašykite komentarą

Įveskite savo duomenis žemiau arba prisijunkite per socialinį tinklą:

WordPress.com Logo

Jūs komentuojate naudodamiesi savo WordPress.com paskyra. Atsijungti /  Keisti )

Google photo

Jūs komentuojate naudodamiesi savo Google paskyra. Atsijungti /  Keisti )

Twitter picture

Jūs komentuojate naudodamiesi savo Twitter paskyra. Atsijungti /  Keisti )

Facebook photo

Jūs komentuojate naudodamiesi savo Facebook paskyra. Atsijungti /  Keisti )

Connecting to %s