Office 365 prenumeratoje yra daug naudingų įrankių ir galimybių pagerinti komandinį darbą, informacijos valdymą, komunikaciją ir kitas svarbias įmonės veiklos sritis.

Dažnai kyla klausimas: nuo ko pradėti? Koks įrankis mums tinkamiausias? 

Čia apžvelgsime tris Office 365 įrankius pagal tai, kokias problemas jie sprendžia ir kokius verslo tikslus padeda įgyvendinti. 

1. Pagerinkite laiko ir išteklių valdymą įmonėje

Outlook programėlė Office 365  aplinkoje ne tik paštas, o pilna laiko ir kitų išteklių valdymo sistema, padedanti kiekvienam asmeniškai, o tuo pačiu ir visai komandai būti produktyvesniems ir atlikti daugiau efektyviau planuojant turimus išteklius.

Ar žinojote, kad Outlook veikimas yra pagrįstas GTD (angl. Getting Things Done) laiko valdymo metodologija, aprašyta produktyvumo konsultanto David Alen to paties pavadinimo knygoje?

Šios metodologijos esmė – padėti sau nukreipti mintis į užduočių atlikimą, o ne į nuolatines pastangas nepamiršti ką reikia padaryti.

Todėl reikia išvalyti mintis perkeliant planuojamas užduotis ir projektus į išorinius sąrašus bei suskaidant į veiksmo reikalaujančius elementus. Tai sudaro prielaidas lengvesniam užduočių atlikimui.

Pagal šią metodologiją reikalingi keli įrankiai, kurie gali būti fiziniai arba elektroniniai, tai:

• Pašto dėžutė
• Šiukšliadėžė
• Keli sąrašai
• Kalendorius

Outlook ir yra elektroninių įrankių rinkinys, padedantis atlikti tai, kas reikalinga vadovaujantis GTD metodologijos principais.

Outlook programėlė Office 365 aplinkoje leidžia geriau planuoti ne tik savo laiką, bet ir komandų, tuo pačiu visos įmonės darbuotojų. Taip auga ne tik asmeninis, bet ir komandų produktyvumas.

Pradėjus valdyti savo ir komandos narių užimtumo informaciją Outlook priemonėmis – lengvai galite stebėti narių ir kitų išteklių (patalpų, įrangos ir kt.) užimtumą, naudojantis standartine Outlook Planavimo priemone modeliuoti susitikimo laiką, atsižvelgiant į kitų galimybes dalyvauti, tikrinant išteklių prieinamumą.

Paprastos priemonės pagerina komunikaciją, leidžia dirbti efektyviau, sumažinti laiko sąnaudas neproduktyvioms veikloms, padidina skaidrumą ir darbuotojų motyvaciją.

2. Automatizuokite dokumentų valdymo procesus

SharePoint Online būdamas  Office 365 pagrindu padeda saugoti ir valdyti informacinį turtą – įmonės turinį, kurį sudaro:

• dokumentai,
• paveikslėliai, nuotraukos
• video, audio failai
• duomenų sąrašai
• pan.

Tuo pačiu SharePoint skatina komandinį darbą per dalinimąsi sukurtu turiniu, bendradarbiavimo ir ko-autorystės galimybes, plačiomis paieškos galimybėmis, prieigų prie turinio kontrole ir visumoje prisideda prie organizacijos žinių kūrimo bei išsaugojimo.

Dar efektyvesniam turinio valdymui įmonėje gali būti diegiami intraneto portalai:

• komunikacijos (įmonės naujienų sklaida darbuotojams ar išoriniams partneriams)
• darbuotojų savitarnos (viena vieta pateikti duomenis administraciniams padaliniams)
• komandų darbo (projektų, klientų aptarnavimo, pan.)
• dokumentų valdymo (sutarčių, personalo dokumentų, apskaitos dokumentų)
• padalinių (padalinio užduotys, dokumentai, sąrašai)

Informacijos valdymo procesai SharePoint svetainėse gali būti automatizuojami sukuriant darbų sekas ir išlaisvinant dalį darbuotojų laiko, skiriamo techniniams, rutininiams veiksmams.

3. Valdykite komandų užduotis

Dar vienas GTD metodologija pagrįstas Office 365 įrankis – Planner, skirtas komandinių užduočių atlikimui.

Lengvai įdiegiama, intuityvios vartotojo sąsajos Planner programėlė leidžia kurti komandų planus (pagal projektą, klientą, paslaugų grupę ir pan.), organizuoti ir valdyti užduotis Kanban tipo lentose, stebėti užduočių būklę ir kontroliuoti tvarkaraštį, dalintis failais, ieškoti užduočių ir su jomis susijusios informacijos.

Pradėjus valdyti užduotis Planner pagalba padidėja jų atlikimo laiku procentas ne vien dėl patogiai, vizualiai gerai organizuotos informacijos, bet ir dėl Planner automatiškai siunčiamų laiškų apie neatliktas ir artėjančias užduotis.

Planner veikia visuose įrenginiuose, taip pat ir visų operacinių sistemų mobiliuose telefonuose, tad kiekvienas komandos narys bet kuriame įrenginyje greitai mato savo ir kolegų užduotis, susirašinėjimą, susijusius failus ir dokumentus, užduočių būklę.

Komandinio darbo pagerinimui vien užduočių valdymo įrankio nepakanka. Plačiau apie bendradarbiavimo įrankius Office 365 prenumeratoje rašėme čia.

Susiję įrašai:

---