OneDrive for Business: 5 atsakymai

Vis daugiau įmonių perkelia savo duomenis į Office 365 saugyklas, vis daugiau vartotojų pradeda dirbti su OneDrive for Business tiesiogiai per interneto naršyklę, vis daugiau produkto pakeitimų ir patobulinimų įdiegia Microsoft.
Tik ar visada mūsų įgūdžiai spėja vytis pokyčius?

Tad šis patarimų ciklas skirtas išsamiai apžvelgti OneDrive for Business paskirtį, pagrindines komandas, geriausiais naudojimo praktikas ir padėti jums greičiau ir lengviau įgyti naujų taip reikalingų modernaus darbo įgūdžių.

Skirkite penkias minutes sužinoti svarbiausiems atsakymams: kas yra ir kaip organizuotas OneDrive for Business, kokios pagrindinės darbo su aplankais ir failais komandos, kaip rasti išplėstinį meniu, kaip sugrąžinti ištrintą failą ir ieškoti informacijos savo debesų saugykloje.

1. Kam reikalingas OneDrive for Business?

OneDrive for Business – tai Microsoft Office 365 paslauga saugiai ir patogiai valdyti jūsų darbinius failus ir dokumentus iš bet kur ir bet kokio įrenginio, suteikianti galimybes:

  • saugoti (angl. store)
  • bendrinti (angl. share)
  • peržiūrėti (angl. view)
  • turėti prieigą (angl. access)
  • dirbti kartu (angl. co-author)

Trumpiau tariant ji pakeičia jūsų My Documents aplanko paskirtį kompiuteryje, kuris turėtų būti tuščias, nes visi dokumentai turėtų būti perkelti ir toliau valdomi OneDrive for Business.

OneDrive for Business > Files

Kaip ir savo kompiuteryje My Documents aplanke, taip ir OneDrive for Business galite atlikti pagrindines reikalingiausias komandas:

  • New – Sukurti naują Word, Excel, PowerPoint ar kitą dokumentą.
  • Upload – Nusiųsti aplanką (Folder) arba failus (Files) iš savo kompiuterio.

OneDrive Files ekranas
OneDrive Online > Files meniu

OneDrive for Business > Recent

Ekrano kairėje žemiau Files meniu esančiame Recent (Naujausi) aplanke greitai ir lengvai galite rasti naujausius savo dokumentus ir failus.

OneDrive for Business > Shared

Ekrano kairėje žemiau Recent meniu esančiame Shared (Bendrinama) matysite dokumentus, kuriuos bendrina jums Shared with me ir kuriuos bendrinate kitiems –Shared by me.

OneDrive for Business > Discover

Ekrano kairėje žemiau Shared meniu esančiame Discover (Atraskite) naudą pradės teikti intensyviau padirbus su OneDrive for Business, nes jis rodys kiekvienam vartotojui pritaikytą vaizdą pagal tai su kokia informacija dirbo, keitėsi, bendrino kolegų rate.

Čia matome tik tuos dokumentus, kuriuos bendriname kitiems arba kiti bendrina mums. Privačių dokumentų (kurių nebendriname kitiems) – niekas kitas nemato, kol jie nepradedami bendrinti.

Discover rodinyje rodoma informacija, kuri gali būti aktuali pagal tai su kokia informacija dirbate jūs ir jūsų kolegos, su kuriais dažniausiai bendraujate ir keičiatės informacija. Tačiau visi gali matyti tik tuos dokumentus prie kurių turi suteiktas prieigos teises.

2. Kaip dirbti su aplanko (Folder) komandomis?

Pasirenkame norimą OneDrive for Business aplanką (pavyzdyje Files > Web). Viršuje matome pagrindines komandas šiam aplankui:

  • New – Sukurti naują aplanką (Folder) arba Office dokumentą (Word, Excel ir kt.)
  • Upload – nusiųsti į OneDrive for Business aplanką arba failą iš savo kompiuterio
  • Share – bendrinti visą pasirinktą aplanką (pavyzdyje – Web)
  • Copy link – Nusikopijuoti persiuntimui nuorodą į šį OneDrive for Business aplanką
  • Download – Atsisiųsti zip formato failą su šio aplanko turiniu.
  • Flow – kurti darbų seką
  • Sync – sinchronizuoti aplanką su savo įrenginiu.
OneDriveFiles2
OneDrive for Business aplanko (Folder) pavyzdys

3. Kaip dirbti su dokumento / failo komandomis?

Užvedus pelės žymeklį ant dokumento pavadinimo (pavyzdyje nauja.pptx) pasirodo dokumento kortelė su pasiūlymu atlikti du sparčius veiksmus:

  • bendrinti (bendrinimo ikona)
  • peržiūrėti dokumento detalią informaciją (See details).

Pasirinkę See Details komandą dešinėje pamatome išsamios dokumento informacijos langą. 

OneDriveFiles_Details
Sparti dokumento informacijos peržiūra OneDrive for Business

Jį galėjome pasiekti ir kitu būdu, t.y. pažymėjus norimą failą spausti “i“ ženkliuką dešiniojo krašto viršuje, kaip parodyta rodyklėmis paveikslėlyje žemiau. Rezultatas tas pats – patenkame į dokumento išsamios informacijos kortelę.

OneDrive_InPanel
Dokumento išsamios informacijos kortelė

Čia matome:

  • dokumento peržiūros ekraną
  • kam bendrinama ir kas kokias prieigas turi (Has Access)
  • vėliausią veiklos su šiuo failu istorija, kas kada redagavo ir pan. (Recent Activity)
  • bendrą dokumento informaciją (dydis, tipas ir kt. ypatybės).

Atkreipkime dėmesį, kad pasirinkus konkretų dokumentą pasikeičia viršutinė komandų juostelė ir dabar matome komandas, skirtas šiam, konkrečiam failui, o ne aplankui, kaip matėme ankstesniame pavyzdyje.

Tad pasirinkę konkretų dokumentą galime rinktis tokias komandas iš meniu juostelės viršuje:

  • Open – atidaryti dokumentą
  • Share – bendrinti dokumentą
  • Copy link – nukopijuoti persiuntimui nuorodą į dokumentą (turi būti bendrinama gavėjui)
  • Download – parsiųsti pasirinktą dokumentą į kompiuterį
  • Delete – ištrinti pasirinktą dokumentą
  • Move to – perkelti pasirinktą dokumentą į kitą savo OneDrive arba įmonės bendrų dokumentų SharePoint saugyklą
  • Copy to – padaryti pasirinkto failo kopiją kitoje savo OneDrive ar įmonės bendrų dokumentų SharePoint saugyklos vietoje.

Nuo pat darbo su OneDrive for Business pradžios verta įsidėmėti trijų taškų simbolį, reiškiantį užslėptą meniu.

Pasirinkime dokumentą ir paspauskime “…“ simbolį prie jo, kaip rodo rodyklė paveikslėlyje žemiau.

OneDriveFilesMeniu
OneDrive for Business dokumento išplėstinis meniu

Čia matome tas pačias dokumento komandas, kaip ir aptarėme anksčiau.

Šis “…“ simbolis bus matomas ir kitose Office 365 programose – jei nerandate reikiamo meniu, rinkitės šį simbolį, kad pamatytumėte išplėstinio meniu parinktis ir surastumėte tai, ko ieškote.

4. Ar galima surasti ištrintus dokumentus?

Jei ištrynėte failą ar dokumentą, o vėliau norite jį surasti – ieškokite OneDrive for Business šiukšlinėje.

OneDriveRecycleBin
OneDrive for Business šiukšliadėžė

Suradus norimą atkurti failą jį pažymime ir meniu juostelėje viršuje renkamės Restore komandą failo atkūrimui arba Delete – visiškam ištrynimui.

5. Kaip rasti reikiamą dokumentą OneDrive for Business?

Paieška – lengviausias būdas rasti. Suveskite raktinį žodį ar frazę į paieškos laukelį kairiajame viršutiniame kampe ir matysite paieškos rezultatus, kuriuos galite siaurinti naudodami filtrus, pateikiamus ekrano dešinėje:

  • pagal redagavimo datą
  • failo tipą
  • autorius ir t.t.
OneDriveSearch

OneDrive paieška ieško ne tik failų pavadinime, bet ir failo viduje, metaduomenyse, nuotraukų žymėse, ir netgi nuotraukose rodomame tekste.

Tai buvo pirmasis įrašas OneDrive for Business patarimų cikle, kuriame apžvelgėme pačias pagrindines funkcijas ir komandas.

Sekite mūsų naujienas ir žinokite daugiau už kitus!


Ieškote sprendimo konkrečiai savo verslo problemai?

Parašykite mums – patarsime asmeniškai!

Autorius: Solveiga

Daugiau kaip 20 metų patirties, derinant finansų ir IT žinias, kuriant unikalius informacijos valdymo sprendimus įmonėms ir sėkmingai juos įgyvendinant. Paverčiame duomenis patikima informacija, teikiama reikiamu laiku reikiamiems žmonėms tam, kad jie galėtų greičiau priimti geresnius sprendimus.

Parašykite komentarą

Įveskite savo duomenis žemiau arba prisijunkite per socialinį tinklą:

WordPress.com Logo

Jūs komentuojate naudodamiesi savo WordPress.com paskyra. Atsijungti /  Pakeisti )

Google photo

Jūs komentuojate naudodamiesi savo Google paskyra. Atsijungti /  Pakeisti )

Twitter picture

Jūs komentuojate naudodamiesi savo Twitter paskyra. Atsijungti /  Pakeisti )

Facebook photo

Jūs komentuojate naudodamiesi savo Facebook paskyra. Atsijungti /  Pakeisti )

Connecting to %s