Sėkmingas BI startas: 3 veiksniai

Kaip sėkmingai įsidiegti BI ?

Pradėti nuo tinkamai suformuluotų tikslų, sukurti aiškias informacijos pateiktis, užtikrinti patikimus duomenis –

štai trys kritiniai sėkmės veiksniai diegiant verslo analitikos / BI sprendimus.

1: Tikslas. Sprendimas konkrečiai problemai.

Tinkamo verslo analitikos įrankio žvalgybą dažniausiai sąlygoja susikaupusi įsisenėjusių problemų našta, todėl potencialiems diegėjams sakoma “mums reikia visko“, “mums viskas įdomu“, “norėtume analizuoti kuo daugiau“ ir panašiai.

Norint sėkmingai įsidiegti verslo analitikos / BI sprendimus reikia pradėti nuo labai koncentruotų tikslų su aiškia, pamatuojama nauda.

Vietoje “viskas įdomu“ reikėtų apsibrėžti problemą, kurią spręstų pirmosios verslo analitikos ataskaitos, ir tai turėtų būti panašu į:

  • Pardavimų analizė:
    • Kokie pardavimai pagal regionus, vadybininkus, prekės ženklus, kategorijas?
    • Kas yra TOP n klientai, prekės, gaminiai, paslaugos?
    • Kaip keičiasi pardavimai lyginant su praėjusiais laikotarpiais?
    • Kaip sekasi pasiekti tikslus (lyginimas su tikslais, biudžetais, KPI).
  • Finansų analizė:
    • Kokie verslo segmentų finansiniai rodikliai?
    • Kaip keitėsi finansiniai rodikliai lyginant su praėjusiais laikotarpiais,
    • Ar vykdome biudžeto tikslus įmonės mastu?
    • Ar vykdo kiekvienas padalinys?
  • t.t.

Pirmam verslo analitiko etapui verta pasirinkti vieną objektą / klausimą / problemą, pradėti nuo keleto duomenų šaltinių ir sukurti keleto lapų išsamias ataskaitas, leidžiančias atrasti naudingas įžvalgas bei priimti reikalingus sprendimus.

Tikslas + auditorija + nauda = sprendimas.

Aptariant bet kurį verslo analitikos / BI sprendimą, užsakovas ir vystytojas turi aptarti tikslą, naudotojus (auditoriją), bei naudą atsakant į 5 klausimus (5w):

  • Kodėl reikalingas šis BI sprendimas?
  • informacijos vartotojai turi matyti, kokius sprendimus priimti jos pagrindu?
  • Kas naudos šią informaciją?
  • Kada naudos?
  • Kur naudos ir kokiomis aplinkybėmis?
5 klausimai tinkamo sprendimo parinkimui

Sėkmingam verslo analitikos / BI startui įmonėje nereikėtų apsiriboti vien duomenų gavimo ar ataskaitos parengimo automatizavimu, o vertėtų sukurti vizualizacijas padedančias atsakyti į iškeltus klausimus (ką man reikia matyti?) ir atrasti įžvalgas, kurių negalėjo pamatyti iki sprendimo (kokius sprendimus galiu priimti informacijos pagrindu?).

2: Informacijos organizavimas. Aiškumas.

Kaip ir visam sprendimo tikslui, taip ir atskiroms verslo analitikos / BI ataskaitoms galioja tas pats principas: “mažiau yra daugiau“.

Nors sunku atsispirti pagundai viename puslapyje sutalpinti kiek įmanoma daugiau informacijos, pateikčių bei mygtukų – būtina to išvengti, kitaip yra didelė rizika, kad ataskaitų vartotojai nepradės jų naudoti.

Net jei potencialūs ataskaitų vartotojai prašo “viską sudėti į vieną puslapį“ – vertėtų parodyti ir kitą alternatyvą: ataskaitas suorganizuotas pagal temas, vizualizacijas pagal svarbumą ir pagal tai, kaip jos atsako į iškeltus klausimus bei papildo analizuojamą objektą.

Pvz.: Jei ataskaita yra skirta pardavimų analizei – pradžioje turėtų būti absoliutūs pardavimų skaičiai pasirinktu laikotarpiu, tada palyginimas su praėjusiu laikotarpiu, o toliau – detalizacija pagal segmentus, dimensijas ir pan., atkreipiamas dėmesys į didžiausius svyravimus arba neįprastas rodiklių reikšmes.

Informacijos organizavimo verslo analitikos / BI ataskaitoje pavyzdys

Nereikalaukite, kad verslo analitikos / BI sprendimo vystytojai sudėtų kiek galima daugiau informacijos viename puslapyje. Siekite, kad ji būtų patogi naudojimui, t.y. greitam suvokimui ir sprendimų priėmimui.

Turi būti:

  • gerbiama balta erdvė – t.y. tarpai tarp ataskaitų elementų, tinkamas informacijos ir tuščios erdvės balansas,
  • aiški navigacija ,
  • tinkama ir suprantama hierarchija,
  • nebūti ataskaitų be aiškaus tikslo – kiekviena ataskaita turi teikti atsakymą,
  • ataskaitos organizuojamos pagal detalumą, t.y. nuo labiausiai apibendrintų duomenų pradžioje (dashboard’ai, vadovybės ataskaitos) iki labiausiai detalių pabaigoje (lentelės, detalios diagramos, papildomi duomenys labiausiai skirti išsamiai analizei arba neatitikimų paieškai).

Praktika rodo, kad ataskaitų vartotojai dažniausiai atmeta vystytojų gerus norus parodyti kuo daugiau funkcionalumo.

Jei ataskaitos yra perkrautos – sako “visko čia per daug“, “labai sudėtinga“ ir grįžta prie sau įprastų lentelių.

Principas “mažiau yra daugiau“ sako, kad geriau pradėti nuo būtinai reikalingų vizualizacijų, kurios padėtų jų vartotojams pamatyti informaciją naujais pjūviais ir atrasti iki šiol nematytas įžvalgas.

3: Teisingi duomenys

Verslo analitikos / BI sprendimai pasižymi tuo, kad gali į vieningą duomenų modelį sujungti įvairių šaltinių duomenis ir vartotojams pateikti interaktyvias ataskaitas, vizualizacijas.

Prieš pradėdami kurti verslo analitikos / BI sprendimus paskirkite kas bus atsakingas ir užtikrins duomenų teisingumą.

Geriausiai kai šią atsakomybę solidariai pasidalina paskirti užsakovo ir sprendimo vystytojo atstovai.

Tai abiejų šalių bendradarbiavimo rezultatas, kurio įtaka labai didelė. Jei sukūrus sprendimą duomenys nebus bent 90% teisingi – atmetimo rizika labai didelė.

Kam reikalingi duomenys, kuriais negalima pasitikėti?

Verslo analitikos sprendimo kūrėjai padedant jūsų įmonės atstovams turi dalyvauti duomenų sutikrinimo / teisingumo patvirtinimo procese. Aptarkite šį klausimą prieš pradedant bendradarbiavimą.

Tikslas – gauti informaciją sprendimų priėmimui. Ji turi būti patikima, t.y. duomenys turi būti teisingi.

Kodėl dauguma verslo analitikos / BI projektų nepasiekia savo tikslų ar netgi žlunga? Tiesiog bandoma vienu kąsniu apžioti daugiau negu įmanoma.

Nuo pradžių reikėtų koncentruotis į tris pagrindinius elementus:

  • labai aiškius, koncentruotus tikslus,
  • tinkamą informacijos organizavimą bei pateikimą,
  • duomenų patikimumo užtikrinimą.

Gera pradžia leis sėkmingai judėti toliau ir žingsnis po žingsnio pakeisti rutininius, ilgus duomenų gavimo procesus įmonėje moderniais verslo analitikos / BI sprendimais, teikiančiais maksimalią naudą jų vartotojams.

Įdomu:

Kaip lanksčiai modeliuoti biudžetus?

Biudžeto planavimas, ateities prognozių parengimas yra darbui ir laikui imlūs procesai, trunka nuo kelių savaičių iki kelių mėnesių, priklausomai nuo įmonės dydžio, vidinių tvarkų bei biudžeto detalumo lygio. O ką daryti kai neapibrėžtumo laipsnis yra labai aukštas ir reikia nuolat modeliuoti, vertinti įvairius scenarijus ir jų įtaką įmonės veiklos biudžetui, finansiniams rezultatams, kainodaros principams?

Svarbiausi rodikliai projektų vadovui

Valdant projektą yra svarbu nuolat stebėti projekto būklę, kurią geriausiai parodo aiškiai apibrėžti rodikliai, padedantys kontroliuoti, kad projektai būtų vykdomi laiku ir neviršijant numatyto biudžeto. Kokie rodikliai yra svarbiausi?

Pardavimų ataskaitos

Kokius atsakymus turi pateikti pardavimų ataskaitos? Kokius rodiklius stebėti ir kokius duomenis analizuoti?

Įkeliama…

Something went wrong. Please refresh the page and/or try again.


Bendraukime:


Autorius: Viparkas, UAB

Paverčiame Jūsų duomenis patikima informacija, kad galėtumėte greičiau priimti geresnius sprendimus, www.viparkas.lt.