Kas yra kas verslo informacijoje?

KPI, rodikliai, dimensijos, indikatoriai – neabejotinai šiuos žodžius girdite ar vartojate kasdien, bet ar galėtumėte tiksliai apibūdinti kas yra kas?

Pagrindiniai terminai

Matas (angl. Measure) – kiekybiškai įvertinti duomenys. Pavyzdžiais gali būti pardavimai, pajamos, pelnas.

Rodiklis (angl. Metric) – matų kombinacija, kuriai yra suteiktas kontekstas: palyginimas su kitu rodikliu ar perskaičiavimas tam tikrai dimensijai ir detalumo lygiui.

Dimensija (angl. Dimension) – skirtingi matų arba rodiklių aspektai. Pvz. Laikas yra viena iš dažniausiai nudojamų dimensijų verslo informacijoje. Kiti dimensijų pavyzdžiai: produktas, rinka, padalinys, regionas ir pan.

Hierarchija (angl. Hierarchy) – dimensijų grupavimas arba klasifikacija pagal svarbumą arba priklausomybę. Hierarchijos pavyzdžiu gali būti laiko dimensija, kuri turi tokią hierarchinę priklausomybę: metai > mėnuo > savaitė > diena.

Detalumo lygis (angl. Grain) – Dimensijos detalumo lygis hiearchijoje. Pvz. šalies dimensijos detalumo lygiai bus apskritis > miestas > pašto kodas.

Pagrindinis veiklos rodiklis (angl. Key Performance Indicator arba sutr. KPI) – rodiklis susietas su tikslu, dažniausiai strateginės reikšmės.

Indikatorius (angl. Indicator) – rodiklis, parodantis būklę arba būseną.

Veiklos indikatoriai (angl. Performace Indicators)– kiekybiniai matavimai naudojami vertinti veiklos tikslų pasiekimui.

Kontekstas (angl. Context) – papildoma duomenų reikšminė aplinka, leidžianti gavėjui suprasti ir interpretuoti duomenis.

Duomenų vizualizacija (angl. Data Visualization) – duomenų grafinis pavaizdavimas išryškinant tendencijas, pokyčius, skirtumus, koreliacijas, nuokrypius, siekiant maksimaliai padidinti suvokimo greitų ir kokybę jų vartotojams.

Verslo informacija (angl. Business Information) – tai informacija kuri turi prasmę, vertę ar yra reikšminga verslo subjektui. Ji apima ataskaitas, rodiklius, atskaitomybę, žiniatinklio ar socialinių tinklų puslapius ir pan.

Verslo įžvalgos (angl. Business Intelligence, BI) – metodologijų, procesų, architektūrų ir technologijų visuma, paverčianti neapdorotus duomenis prasminga informacija, naudojama efektyvesnėms strateginėms, taktinėms, operatyvinėms įžvalgoms bei sprendimų priėmimui.

Rodiklis, indikatorius ar KPI?

Matas (angl. Measure) tai yra duomenys, gauti ką nors išmatavus, kitaip tariant matavimo rezultatas vertine išraiška. Pavyzdžiai verslo informacijoje: lankytojų skaičius svetainėje, pajamos, pagamintas kiekis, pelnas ir pan. Matai turi tam tikros vertės, bet nedaug.

Žymiai didesnė vertė gaunama apskaičiuojant rodiklius (angl. Metrics), t. y. sujungiant matus ir juos papildant kontekstu: pridedant laiko ar kitą dimensiją, išreiškiant santykiu su kitu matu, palyginant su tikslu ar lyginamuoju rodikliu, pavyzdžiui:

lankytojų skaičius per dieną,
pajamų augimas lyginant su praėjusių laikotarpiu,
išlaidų augimas lyginant su biudžetu
pan.

Kai kurie rodikliai parodo verslo ar verslo tikslų pasiekimų būklę. Taip jie tampa veiklos indikatoriais.

Patys svarbiausi rodikliai, leidžiantys kiekybiškai įvertinti strateginių verslo tikslų pasiekimus, vadinami pagrindiniais veiklos rodikliais (angl. Key Performance Indicators, KPI).

Ne visi rodikliai yra pagrindiniais veiklos rodikliais (KPI), bet visi pagrindiniai veiklos rodikliai (KPI) yra rodikliais (angl. Metrics), t.y. jie nėra paprasti matavimai, o yra matavimų kombinacijos, papildytos kontekstu.

Kur atsiranda informacija?

Būtent kontekstas, reikalingas veiklos rodiklių interpretavimui, apsunkina jų gavimą iš standartinių, įmonės veikloje naudojamų, duomenų bazių ar verslo valdymo sistemų: apskaitos, CRM, gamybos, projektų ir t.t.

Išskiriamos kelios priežastys:

verslo duomenys apdorojamos skirtingose duomenų bazėse, kuriose skiriasi dimensijos ir/arba detalumo lygis,
verslo duomenų apjungimas reikalauja daug rankinio darbo ir laiko sąnaudų,
dimensijos, naudojamos skirtingose duomenų bazėse, neatitinka valdymo apskaitos, vidinės atskaitomybės poreikių, pvz.: pavadinimai techniniai, nėra galimybės apjungti į hierarchijas, sąvokos neatitinka vidinio “žodyno“,
kelios arba visos išvardintos priežastys.

Tačiau duomenų apjungimo, papildymo reikalingu kontekstu ir vizualizacijos užduotis puikiai sprendžia verslo įžvalgų (angl. Business Intelligence, sutr. BI) įrankiai.

Jie ne tik leidžia sujungti duomenis iš įvairių šaltinių, automatizuoti rodiklių skaičiavimą, bet ir vizualiai pateikti pagrindinius veiklos rodiklius, sukuriant centralizuotą, patikimą informacijos šaltinį, leidžiantį greitai įvertinti verslo būklę ar tikslų pasiekimo lygį.

To rezultatas – informacijos langai (angl. Dashboards), vizualios informacijos pateiktys, sukurtos maksimaliam informacijos suvokimui bei sprendimų priėmimui.

Informacijos lango (angl. Dashboard) pavyzdys

Rodikliai, pagrindiniai veiklos rodikliai yra pagrindas informacijos langų kūrimui. Dimensijos, detalumo lygiai kuria reikšminę aplinką, padedančią įvertinti, palyginti, įžvelgti tendencijas, priimti sprendimus.

Verslo informacijos langai yra skaitmeniniai įrankiai, padedantys verslo valdytojams suprasti verslo duomenis, įvertinti veiklos pasiekimus. Ir tai atlikti efektyviai.

Visi aptarti terminai turi svarbią rolę bendrame verslo informacijos cikle. Atminkime:

verslo informacija yra tai ką jos vartotojas interpretavo ir suvokė iš atskirų elementų sąmoningo išdėstymo,
informacijos pateikčių kūrėjai nesukuria informacijos, net ir turėdami sąmoningus ketinimus. Tą padaro informacijos vartotojai interpretuodami pateiktis.
Verslo informacija = duomenys + kontekstas.