Kuo skiriasi duomenys ir informacija?

Duomenys, informacija ir žinios dažnai vartojami kaip sinonimai, tačiau tai nėra tas pats. Šios sąvokos apibūdina skirtingus supratimo lygius ir skirtingus etapus kelyje nuo faktų iki veiksmų.

Duomenys yra pagrindas, informacija suteikia prasmę, o žinios leidžia priimti sprendimus ir veikti.

Kas yra duomenys?

Duomenys yra užfiksuoti faktai, stebėjimai ar reikšmės. Jie gali būti pateikti skaičių, teksto, vaizdų, garso įrašų ar kitomis formomis.

Pavyzdžiui:

154 203
159 658
144 253
145 966
147 898
155 441
156 001
158 987
160 023

Vien pažvelgus į šiuos skaičius sunku suprasti, ką jie reiškia ir kokias išvadas galima iš jų padaryti. Tačiau situacija pasikeičia, kai suteikiame jiems kontekstą ir pasakome, kad tai yra devynių mėnesių įmonės apyvartos duomenys.

Tokiu atveju galime:

pastebėti tendencijas;
vertinti pokyčius;
lyginti laikotarpius;
ieškoti nukrypimų;
formuluoti išvadas.

Patys duomenys nėra beverčiai, tačiau jų vertė dažniausiai atsiskleidžia tik tada, kai jie yra tinkamai interpretuojami ir panaudojami.

Duomenų pavyzdžiai:

pardavimo operacijų įrašai;
klientų užsakymai;
produktų kodai;
sensorių rodmenys;
GPS koordinatės;
el. laiškai;
dokumentai;
nuotraukos;
vaizdo įrašai.

Galima sakyti, kad duomenys yra žaliava, iš kurios kuriama informacija.

Tam, kad duomenys įgytų prasmę – jie turi būti apdoroti ir pateikti kontekste.

Kas yra informacija?

Informacija atsiranda tada, kai duomenys yra apdorojami, susiejami su kontekstu ir įgauna prasmę.

Duomenys + kontekstas + interpretacija = informacija

Informacija yra organizuoti ir interpretuoti duomenys, kurie padeda geriau suprasti situaciją, sumažina neapibrėžtumą ir sudaro pagrindą sprendimams priimti.

Pavyzdžiui:

Duomenys: mėnesio pardavimai sudarė 160 023 Eur.

Informacija: mėnesio pardavimai buvo 7 % didesni nei prieš tris mėnesius.

Antrasis teiginys jau suteikia daugiau supratimo, nes padeda įvertinti situaciją ir jos pokyčius.

Informacija dažniausiai pateikiama:

ataskaitų;
suvestinių;
rodiklių;
lentelių;
grafikų;
vizualizacijų;
informacinių skydelių (dashboardų) forma.

Tačiau svarbu suprasti, kad ne visi apdoroti duomenys yra vertinga informacija. Informacija tampa vertinga tik tada, kai padeda atsakyti į svarbius klausimus ir priimti geresnius sprendimus.

Todėl informacijos kokybę lemia ne tik jos tikslumas, bet ir:

pritaikomumas konkrečiam sprendimui.
aktualumas;
savalaikiškumas;
aiškumas;
kontekstas;
suprantamumas;

Informacija yra tikslingai apdoroti ir organizuoti duomenys, skirti tam tikrų tikslingų žinių įgijimui: sprendimų priėmimui, nežinomybės ir neapibrėžtumo sumažinimui.

Dar keletas informacijos apibrėžimų iš skirtingų šaltinių:

Informacija – tai duomenys, kurie yra: savalaikiai ir tikslūs, aiškūs ir tikslingai organizuoti, pateikti kontekste, kuris suteikia prasmę ir svarbumą, skirti padidinti supratimo lygį ir sumažinti neapibrėžtumą.

Informacija yra vertinga nes ji gali įtakoti elgseną, sprendimą ar rezultatą. (Šaltinis: businessdictionary.com).

Informacija tai esybė arba forma, kuri pateikia atsakymą į klausimą arba sumažina neapibrėžtumą. (Šaltinis: Wikipedia).

Informacija – žinių ar išminties komunikacija arba priėmimas (Šaltinis: Merriam-Webster Dictionary).

Kas yra žinios?

Jeigu duomenims reikia konteksto ir interpretacijos, kad jie taptų informacija, tai informacijai reikia supratimo ir pritaikymo, kad ji taptų žiniomis.

Informacija + supratimas + pritaikymas = žinios

Žinios atsiranda tada, kai žmogus informaciją susieja su savo patirtimi, supratimu ir panaudoja konkrečioje situacijoje.

Pavyzdžiui:

Duomenys: pardavimai siekia 160 023 Eur.

Informacija: pardavimai per tris mėnesius išaugo 7 %.

Žinios: augimo tendencija išlieka, todėl verta didinti atsargas ir planuoti papildomus pirkimus.

Žinios leidžia ne tik suprasti, kas įvyko, bet ir nuspręsti, ką daryti toliau.

Duomenų ir informacijos skirtumai:

Duomenys yra užfiksuoti faktai, o informacija yra šių faktų interpretacija.
Duomenys aprašo įvykius ar objektus, o informacija padeda juos suprasti.
Duomenys dažniausiai yra analizės žaliava, o informacija yra analizės rezultatas.
Duomenys gaunami stebint ir fiksuojant, o informacija kuriama duomenis organizuojant ir interpretuojant.
Duomenys gali būti didelės apimties ir fragmentuoti, o informacija yra atrinkta ir struktūruota.
Duomenys atsako į klausimą „Kas nutiko?“, o informacija dažniau padeda atsakyti į klausimą „Ką tai reiškia?“.
Duomenų vertė atsiskleidžia tada, kai jie paverčiami informacija ir panaudojami sprendimams priimti.

Išvada

Duomenys, informacija ir žinios nėra sinonimai.

Duomenys yra užfiksuoti faktai. Informacija atsiranda tada, kai duomenys pateikiami kontekste ir įgauna prasmę. Žinios formuojasi tada, kai informacija suprantama ir pritaikoma veikloje.

Todėl organizacijų tikslas neturėtų būti sukaupti kuo daugiau duomenų. Kur kas svarbiau gebėti juos paversti aiškia, prasminga ir veiksminga informacija, kuri padeda greičiau priimti geresnius sprendimus.