Kodėl informaciją reikia valdyti?

Informacija, kaip bet koks kitas turtas, savo šeimininkui kelia grėsmes ir galimybes: prastai valdoma grasina tapti nevaldomu chaosu, gerai valdoma – tapti galimybėmis, atveriančiomis naujus kelius ir naudas.

Šiandien didžiausias iššūkis yra ne gauti informaciją, bet nepaskęsti joje, atsirinkti tai, kas svarbu, reikšminga ir vertinga.

Kasdien įmonėse sukuriama neįsivaizduojamas kiekis duomenų, periodiškai plečiamos informacijos laikmenos, didinami jų pajėgumai, o kenčiama dėl reikalingos informacijos trūkumo, didelių darbo, laiko sąnaudų jos paieškai, klaidingų interpretacijų bei gausos.

Nevaldomos informacijos kūrimas yra panašus į visų metų derliaus pylimą į vieną aruodą nesistengiant atskirti kur ko ir kiek laikoma. Saugumo jausmas yra – pilni aruodai gėrybių, tačiau rasti nieko neįmanoma arba reikalauja daug pastangų.

Šiandien verslo įmonėse didžioji dalis duomenų ir informacijos yra sukuriama kopijų pavidalu: kuriamos ir saugomos dokumentų kopijos, duomenys perrašomi iš vienų lentelių, registrų į kitus, duomenys suvedami keliose sistemose, nėra žymima dublikatai, nėra žymimas informacijos galiojimas todėl duomenų kiekis auga, o greitai gauti prasmingą, reikiamą informaciją yra be galo sunku.

Tad įmonei informacija yra susijusi su kaštais (ją užfiksuoti, saugoti, perdirbti, pateikti ir pan.) bei nauda (informacija gali padėti sumažinti rizikas, sąnaudas, padidinti pajamas ir pan.).

Pagrindinės priežastys lemiančios poreikį valdyti informacijos kiekius bei srautus yra šios:

  • Kontroliuoti duomenų bei informacijos kiekio augimą bei cirkuliaciją apyvartoje. Nesvarbu, kad dabar informacijos saugojimo kaštai ženkliai atpigo ir yra sąlyginai nedideli. Per didelis duomenų, informacijos, o ypač jų dublikatų kiekis, apsunkina paiešką, reikalauja papildomų darbo sąnaudų duomenų registravimui, perkėlinėjimui tarp duomenų bazių ir laikmenų bei apsunkina galimybes išskirti tik aktualią informaciją.
  • Pagerinti darbo efektyvumą bei motyvaciją. Didelės darbo sąnaudos duomenų (ypač perteklinių) registracijai, informacijos parengimui, paieškai, neatitikimų, klaidų šalinimui labai neigiamai veikia darbuotojų motyvaciją o tuo pačiu yra daug laiko užimantis neproduktyvus darbas. Automatizavus informacijos išgavimo procesus, sumažinus nekokybiškos informacijos kiekius darbuotojai daugiau laiko gali skirti produktyviam ir pagrindiniam darbui.
  • Gauti daugiau naudos iš verslo informacijos. Nauda gaunama jei surinkta informacija galima pasinaudoti greitai bei operatyviai, informacija yra perduodama reikiamiems darbuotojams ir tinkamame formate bei joje galima pamatyti įžvalgas ar jos pagrindu įgyti žinias, kurios gali teikti naudą. Tam informacija turi būti tinkamai parengta: duomenys išvalyti, tinkamai suorganizuoti, išrūšiuoti, pateikti – o tai jau yra valdymo požymiai.

Apie informacijos valdymo problemas organizacijoje liudija šie požymiai:

  • didelis kiekis nesusijusių informacinių sistemų,
  • mažai arba jokių integracijų tarp informacinių sistemų,
  • pasenusios IT sistemos, kurioms reikalingi atnaujinimai arba pakeitimas,
  • besidubliuojančios IT sistemos,
  • strateginio požiūrio į informacijos valdymą ir technologinę aplinką nebuvimas,
  • nepakankamas esamų sistemų funkcionalumo išnaudojimas (įsisavinimas),
  • bloga informacijos kokybė, įskaitant nuoseklumo trūkumą, besidubliuojančią, pasenusią informaciją,
  • menkas vadovybės susidomėjimas informacijos ir jos valdymo būkle įmonėje,
  • nepakankami informacinių sistemų diegimui, valdymui, priežiūrai reikalingi ištekliai,
  • susikaupęs didelis kiekis spręstinų verslo problemų bei poreikių,
  • Sunkumai keičiant įsisenėjusius personalo darbo principus,
  • ir panašiai.

Kas yra informacijos valdymas?

Informacijos gyvavimo ciklą sudaro: informacijos išgavimas iš vieno ar kelių duomenų šaltinių, jos išsaugojimas ir platinimas tiems, kam reikia, bei jos sunaikinimas ištrinant arba archyvuojant

Informacijos valdymas apima visas valdymo veiklas, įskaitant:

  • planavimą
  • organizavimą
  • struktūros kūrimą,
  • perdirbimą,
  • kontrolę,
  • vertinimą
  • ataskaitų teikimą.

Wikipedia nurodo, kad informacijos valdymas yra informacijos surinkimas iš vieno arba kelių šaltinių ir jos išplatinimas vienai ar kelioms auditorijoms.

AIIM sutinka su šiuo apibrėžimu, teigdama, kad organizacija turi būti pajėgi valdyti informaciją per jos gyvavimo ciklą nepriklausomai nuo šaltinio ar formato (duomenys, popieriniai dokumentai, elektroniniai dokumentai, audio, video failai ir pan.) jos pateikimui daugybiniais kanalais, įskaitant telefonus ar žiniatinklio sąsajas.

Tuo pačiu AIIM pateikia kitą apibrėžimą, teigdami, kad: informacijos valdymas – tai organizacijų gebėjimas fiksuoti, valdyti, išsaugoti ir pateikti informaciją reikiamiems žmonėms reikiamu metu.

Kaip kilo poreikis valdyti informaciją?

Apie 1970 -uosius informacijos valdymas buvo labiau susijęs su tuo, ką šiandien vadintume duomenų valdymu, t.y. perfokortų, magnetinių juostų ir kitų laikmenų gyvavimo ciklo organizavimu:

  • inicijavimu,
  • platinimu,
  • atsarginių kopijų darymu,
  • priežiūra ir naikinimu.

Informacijos valdymas įgavo naujas formas ir pagreitį kartu su sparčiu technologijų ir informacinių sistemų plitimu 1980 – 1990 metais, kai jos svarbą suprato didelės verslo korporacijos.

Strateginiam požiūriui į informacijos valdymą didelę įtaką padarė N. Venkatraman DIKAR (Data > Information> Knowledge > Action> Result) modelis, susiejęs duomenis, informaciją bei žinias, kurio pagrindiniai teiginiai:

  • Duomenys laikomi IT infrastruktūroje turi būti interpretuojami informacijos išgavimui.
  • Informacija IT sistemose turi būti suprasta, kad iš jos atsirastų žinios.
  • Žinios padeda vadovams priimti efektyvius sprendimus.
  • Efektyvūs sprendimai turi vesti prie atitinkamų veiksmų.
  • Atitinkami veiksmai tikėtina duos prasmingus rezultatus. (Wikipedia)

Šis modelis parodęs technologijų įtaką organizacijų strategijai padarė esminį lūžį suvokiant informacijos valdymo svarbą ir požiūrį į ją.

Pabaigai:

Šiandien informacija yra vienas iš svarbiausių kiekvienos organizacijos turtų.

Informacijos valdymas tai tiesiog užtikrinimas, kad reikiamu laiku reikiamo pavidalo informacija pasiektų reikiamus žmones.

Gera, kokybiška, patikima, savalaikė informacija gali įtakoti teisingus sprendimus bei veiksmus, nepatikima, pasenusi, nekokybiška informacija sąlygos klaidingus sprendimus.

Efektyvus valdymas užtikrina jos kokybę, išsaugojimą, virsmą organizacijos žiniomis.

Rasti balansą tarp informacijos chaoso ir galimybių nėra lengva, tačiau atsiperkanti užduotis. Svarbu yra ieškoti, rasti ir taikyti naujus būdus kaip valdyti informacijos srautus, atrinkti kas vertinga ir operatyviai pateikti tiems, kas kuria naujas idėjas, priima svarbius sprendimus ir ieško naujų galimybių.


Susiję įrašai:



Ne visi duomenys tampa informacija

Kaip organizuoti verslo informaciją ataskaitose? Kokie rodikliai yra būtini ir ką būtina kontroliuoti?

Paskelbė Viparkas, UAB

Informacijos valdymo sprendimai