Kodėl informaciją reikia valdyti?

Informacija yra vienas svarbiausių šiuolaikinės organizacijos išteklių. Kaip ir bet kuris kitas turtas, ji gali kurti vertę arba tapti problema.

Gerai valdoma informacija padeda greičiau suprasti situaciją, mažina neapibrėžtumą ir leidžia priimti geresnius sprendimus. Blogai valdoma informacija sukuria chaosą: skirtingi žmonės mato skirtingus skaičius, sprendimai grindžiami prielaidomis, o vertingos įžvalgos pasimeta informacijos pertekliaus sraute.

Šiandien didžiausias iššūkis yra ne informacijos trūkumas, o gebėjimas atsirinkti tai, kas iš tiesų svarbu.

Informacijos daugėja, aiškumo ne visada

Kasdien organizacijose sukuriami ir kaupiami didžiuliai kiekiai duomenų:

verslo valdymo sistemose;
CRM sistemose;
apskaitos programose;
Excel failuose;
el. laiškuose;
dokumentuose;
bendradarbiavimo platformose.

Tačiau informacijos kiekio augimas savaime nereiškia geresnio supratimo.

Dažnai organizacijos susiduria su priešinga situacija: duomenų turi daug, tačiau atsakyti į paprastus verslo klausimus tampa sudėtinga. Skirtingos ataskaitos rodo skirtingus rezultatus, informacija dubliuojasi, o darbuotojai daug laiko skiria ne sprendimams, bet reikalingų duomenų paieškai ir tikrinimui.

Informacijos chaoso kaina

Nevaldoma informacija organizacijai kainuoja daugiau nei gali atrodyti iš pirmo žvilgsnio.

Ji lemia:

didesnes darbo sąnaudas;
lėtesnį sprendimų priėmimą;
pasikartojantį rankinį darbą;
informacijos dubliavimą;
nesutarimus dėl rodiklių;
klaidingas interpretacijas;
didesnę veiklos riziką.

Kai darbuotojai nuolat aiškinasi, kurie duomenys teisingi, organizacija praranda laiką ir galimybę greitai reaguoti į pokyčius.

Nevaldoma informacija primena aruodą, į kurį daugelį metų buvo pilamas visas derlius jo nerūšiuojant. Iš šalies atrodo, kad išteklių sukaupta daug, tačiau surasti tai, ko reikia konkrečiu momentu, tampa sudėtinga.

Kodėl organizacijos valdo informaciją?

Informacijos valdymo tikslas nėra sukaupti kuo daugiau duomenų ar sukurti kuo daugiau ataskaitų.

Tikslas yra užtikrinti, kad:

informacija būtų patikima;
informacija būtų aktuali;
informacija būtų lengvai randama;
informacija pasiektų tinkamus žmones;
informacija būtų pateikta suprantama forma;
informacija padėtų priimti sprendimus.

Galiausiai organizacijai svarbi ne pati informacija, o jos kuriama vertė.

Pagrindinė informacijos valdymo nauda

1. Mažesnės sąnaudos

Kuo mažiau dubliavimo, rankinio darbo ir duomenų taisymo, tuo mažiau laiko ir išteklių sunaudojama informacijos tvarkymui.

2. Didesnis darbo efektyvumas

Darbuotojai mažiau laiko skiria duomenų paieškai ir tikrinimui, daugiau laiko gali skirti veikloms, kurios kuria vertę.

3. Geresnė informacijos kokybė

Aiškiai apibrėžtos taisyklės ir procesai mažina klaidų, prieštaravimų ir pasenusios informacijos kiekį.

4. Greitesni sprendimai

Kai reikalinga informacija lengvai pasiekiama ir ja galima pasitikėti, sprendimai priimami greičiau.

5. Didesnė verslo vertė

Kokybiška informacija leidžia geriau suprasti klientus, procesus ir veiklos rezultatus, todėl atsiranda daugiau galimybių didinti pajamas, mažinti sąnaudas ir valdyti rizikas.

Kaip atpažinti informacijos valdymo problemas?

Dažniausi požymiai:

daug tarpusavyje nesusietų sistemų;
skirtingi tos pačios informacijos šaltiniai;
besidubliuojantys duomenys;
skirtingi tų pačių rodiklių skaičiavimo metodai;
prieštaringos ataskaitos;
didelės laiko sąnaudos informacijos paieškai;
neaiški atsakomybė už duomenų kokybę;
vadovų nepasitikėjimas pateikiama informacija.

Jeigu organizacijoje dažnai kyla klausimas „kurie skaičiai teisingi?“, greičiausiai problema yra ne duomenų trūkumas, o informacijos valdymas.

Kas yra informacijos valdymas?

Informacijos valdymas yra organizacijos gebėjimas užtikrinti, kad informacija per visą savo gyvavimo ciklą būtų:

surinkta;
sutvarkyta;
apsaugota;
prieinama;
suprantama;
panaudojama.

Informacijos valdymas apima ne tik technologijas. Jis apima žmones, procesus, atsakomybes, duomenų kokybę ir informacijos pateikimą.

Iš esmės tai yra disciplina, užtikrinanti, kad reikiamu laiku reikiami žmonės gautų jiems reikalingą informaciją tinkamiausia forma.

Išvada

Informacija tampa vertinga tik tada, kai padeda priimti geresnius sprendimus. Todėl organizacijos turėtų siekti ne kaupti kuo daugiau duomenų, bet kurti aplinką, kurioje informacija būtų patikima, suprantama ir lengvai panaudojama.

Galutinis informacijos valdymo tikslas nėra informacija. Galutinis tikslas yra geresni sprendimai, efektyvesni veiksmai ir geresni verslo rezultatai.