Kodėl informaciją reikia valdyti?

Apie tai kas yra informacija bei  kokie yra skirtumai tarp informacijos ir duomenų galite paskaityti šiame įraše.

O šiandien plačiau apie kitą aktualų klausimą: kas yra informacijos valdymas ir kodėl informaciją reikia/verta valdyti?

Kaip kilo poreikis valdyti informaciją?

Apie 1970 -uosius informacijos valdymas buvo labiau susijęs su tuo, ką šiandien vadintume duomenų valdymu, t.y. perfokortų, magnetinių juostų ir kitų laikmenų gyvavimo ciklo organizavimu: inicijavimu, platinimu, atsarginių kopijų darymu, priežiūra ir naikinimu.

Informacijos valdymas įgavo naujas formas ir pagreitį kartu su sparčiu technologijų ir informacinių sistemų plitimu 1980 – 1990 metais, kai jos svarbą suprato didelės verslo korporacijos.

Strateginiam požiūriui į informacijos valdymą didelę įtaką padarė N. Venkatraman DIKAR (Data > Information> Knowledge > Action> Result) modelis, susiejęs duomenis, informaciją bei žinias, kurio pagrindiniai teiginiai:

  • Duomenys laikomi IT infrastruktūroje turi būti interpretuojami informacijos išgavimui.
  • Informacija IT sistemose turi būti suprasta, kad iš jos atsirastų žinios.
  • Žinios padeda vadovams priimti efektyvius sprendimus.
  • Efektyvūs sprendimai turi vesti prie atitinkamų veiksmų.
  • Atitinkami veiksmai tikėtina duos prasmingus rezultatus. (Wikipedia)

Šis modelis parodęs technologijų įtaką organizacijų strategijai padarė esminį lūžį suvokiant informacijos valdymo svarbą ir požiūrį į ją.

Kas yra informacijos valdymas?

Informacijos išgavimas iš vieno ar kelių duomenų šaltinių, jos išsaugojimas ir platinimas tiems, kam reikia, bei jos sunaikinimas ištrinant arba archyvuojant sudaro informacijos gyvavimo ciklą.

Informacijos valdymas apima visas valdymo veiklas, įskaitant:

  • planavimą
  • organizavimą
  • struktūros kūrimą,
  • perdirbimą,
  • kontrolę,
  • vertinimą
  • ataskaitų teikimą.

Wikipedia nurodo, kad informacijos valdymas yra informacijos surinkimas iš vieno arba kelių šaltinių ir jos išplatinimas vienai ar kelioms auditorijoms.

AIIM sutinka su šiuo apibrėžimu, teigdama, kad organizacija turi būti pajėgi valdyti informaciją per jos gyvavimo ciklą nepriklausomai nuo šaltinio ar formato (duomenys, popieriniai dokumentai, elektroniniai dokumentai, audio, video failai ir pan.) jos pateikimui daugybiniais kanalais, įskaitant telefonus ar žiniatinklio sąsajas.

Tuo pačiu AIIM pateikia kitą apibrėžimą, teigdami, kad: informacijos valdymas – tai organizacijų gebėjimas fiksuoti, valdyti, išsaugoti ir pateikti informaciją reikiamiems žmonėms reikiamu metu.

Kodėl reikia valdyti?

Šiandien informacija yra vienas iš svarbiausių kiekvienos organizacijos turtų.

Taip pat aptarėme tiesioginę sąsają tarp informacijos, veiksmų ir prasmingų rezultatų: gera, kokybiška, patikima, savalaikė informacija gali įtakoti teisingus sprendimus bei veiksmus, nepatikima, pasenusi, nekokybiška informacija sąlygos klaidingus sprendimus.

Efektyvus valdymas užtikrina jos kokybę, išsaugojimą, virsmą organizacijos žiniomis.

Apie informacijos valdymo problemas organizacijoje liudija šie požymiai:

  • didelis kiekis nesusijusių informacinių sistemų,
  • mažai arba jokių integracijų tarp informacinių sistemų,
  • pasenusios IT sistemos, kurioms reikalingi atnaujinimai arba pakeitimas,
  • besidubliuojančios IT sistemos,
  • strateginio požiūrio į informacijos valdymą ir technologinę aplinką nebuvimas,
  • nepakankamas esamų sistemų funkcionalumo išnaudojimas (įsisavinimas),
  • bloga informacijos kokybė, įskaitant nuoseklumo trūkumą, besidubliuojančią, pasenusią informaciją,
  • menkas vadovybės susidomėjimas informacijos ir jos valdymo būkle įmonėje,
  • nepakankami informacinių sistemų diegimui, valdymui, priežiūrai reikalingi ištekliai,
  • susikaupęs didelis kiekis spręstinų verslo problemų bei poreikių,
  • Sunkumai keičiant įsisenėjusius personalo darbo principus,
  • ir panašiai.

Taigi apibendrinant galima teigti, kad geras informacijos valdymas yra investicija, kuri teikia gerus sprendimus ir prasmingus rezultatus ir tai turi būti tikslas kiekvienai moderniai organizacijai siekiant sėkmingo jos tikslų įgyvendinimo.


Prenumeruokite naujienas į savo pašto dėžutę:

Autorius: Solveiga

Daugiau kaip 20 metų patirties, derinant finansų ir IT žinias, kuriant unikalius informacijos valdymo sprendimus įmonėms ir sėkmingai juos įgyvendinant. Paverčiame duomenis patikima informacija, teikiama reikiamu laiku reikiamiems žmonėms tam, kad jie galėtų greičiau priimti geresnius sprendimus.

2 mintys apie „Kodėl informaciją reikia valdyti?“

Parašykite komentarą

Įveskite savo duomenis žemiau arba prisijunkite per socialinį tinklą:

WordPress.com Logo

Jūs komentuojate naudodamiesi savo WordPress.com paskyra. Atsijungti /  Pakeisti )

Google photo

Jūs komentuojate naudodamiesi savo Google paskyra. Atsijungti /  Pakeisti )

Twitter picture

Jūs komentuojate naudodamiesi savo Twitter paskyra. Atsijungti /  Pakeisti )

Facebook photo

Jūs komentuojate naudodamiesi savo Facebook paskyra. Atsijungti /  Pakeisti )

Connecting to %s