Viena dažniausių klaidų kuriant verslo ataskaitas yra galvoti apie jas kaip apie atskirus, savarankiškus produktus.

Jei jūsų paprašė sukurti vieną periodinę ataskaitą, verta iš karto užduoti sau kitą klausimą:

Kur ši ataskaita gyvens bendroje įmonės informacijos sistemoje?

Praktika rodo, kad beveik niekada neapsiribojama viena ataskaita.

Jei sukurta viena naudinga informacijos pateiktis, netrukus atsiranda poreikis antrai, trečiai ar dešimtai. Viena informacija sukuria poreikį kitai informacijai.

Todėl projektuojant pirmąją ataskaitą verta matyti ne tik ją pačią, bet ir būsimą jos vietą didesniame informacijos paveiksle.

Informacijos architektas turi galvoti keliais lygiais vienu metu:

• Kaip atrodys konkretus puslapis?
• Kaip atrodys visa ataskaita?
• Kaip ši ataskaita integruosis į kitų ataskaitų rinkinį?
• Kaip visas rinkinys taps įmonės informacijos sistemos dalimi?

Kuo anksčiau atsiranda toks mąstymas, tuo mažiau problemų tenka spręsti ateityje.

Informacijos ekosistema

Įmonės informacija nėra pavienių dokumentų, prezentacijų ir dashboardų rinkinys.

Tiksliau ją būtų galima vadinti informacijos ekosistema.

Tai iš įvairių komponentų sudaryta sistema, skirta užtikrinti, kad organizacijos informacija būtų kuriama, valdoma, randama ir naudojama nuosekliai.

Informacijos ekosistemą gali sudaryti:

• duomenų bazės;
• verslo valdymo sistemos;
• apskaitos sistemos;
• BI platformos;
• dashboardai;
• standartinės ataskaitos;
• prezentacijos;
• dokumentų saugyklos;
• paieškos ir navigacijos mechanizmai;
• verslo terminų žodynas.

Kiekvienas šių komponentų sprendžia skirtingą problemą, tačiau tik visi kartu sukuria vientisą informacinę aplinką.

Vartotojas dažniausiai nemato visos sistemos architektūros. Jis mato tik savo darbo vietą informacijos ekosistemoje. O būtent nuo bendros sistemos kokybės priklauso, ar reikiama informacija bus lengvai surandama ir suprantama.

Nė viena ataskaita neegzistuoja atskirai

Nė viena ataskaita neegzistuoja vakuume.

Kiekviena informacijos pateiktis yra didesnės sistemos dalis:

• sprendimų priėmimo proceso,
• veiklos valdymo sistemos,
• organizacijos komunikacijos,
• verslo naratyvo,
• kasdienių darbo procesų.

Pavyzdžiui, pardavimų “dashboard’as“ yra susijęs su klientų analize, produktų pelningumo analize, biudžeto stebėsena ir strateginių tikslų vertinimu. Nors vartotojui jie gali atrodyti kaip skirtingi produktai, iš tiesų tai yra vienos informacinės sistemos elementai.

Todėl informacijos architekto užduotis nėra tik sukurti gerą “dashboardą“.

Jo užduotis yra užtikrinti, kad vartotojas galėtų sklandžiai pereiti nuo vienos informacijos prie kitos, išlaikydamas kontekstą ir suvokdamas bendrą vaizdą.

Nuo ataskaitų prie informacinių produktų

Brandžiose organizacijose informacija kuriama ne pavienių ataskaitų principu.

Kuriami informaciniai produktai.

Tai reiškia, kad:

• naudojama vieninga terminologija;
• taikomos bendros vizualinės taisyklės;
• išlaikoma nuosekli navigacija;
• vienodai interpretuojami rodikliai;
• informacija pateikiama tame pačiame kontekste.

Tokiu būdu atskiros ataskaitos tampa ne izoliuotais dokumentais, o tarpusavyje susietais informacijos erdvės elementais.