Žengiant pirmuosius žingsnius verslo duomenų suvokimo linkme būtina suprasti skirtingų duomenų tipų savybes bei jų įtaką bendram organizacijos duomenų modeliui.
Svarbiausi duomenų tipai yra šie:
Transakcijų duomenys
Tai yra duomenys apie įvykusį verslo įvykį užfiksuoti organizacijos apskaitos, verslo valdymo, ryšių su klientais ar pan. sistemoje.
Transakcijos pavyzdžiais gali būti prekės įsigijimo, produktų pardavimo , suteiktos nuolaidos, nukainavimo, grąžinimo, gamybos įrašas ir pan. Įprastai tokių įrašų metu fiksuojama data, transakcijos tipas (pirkimas, pardavimas, pan.), kiekinė ir/arba finansinė išraiška bei papildomi duomenys.
Iš esmės tai struktūrizuotas organizacijoje įvykusių verslo įvykių registras savo apimtimi lenkiantis kitų tipų duomenų lenteles.
Svarbiausios verslo įmonės transakcijos yra šios:
Pardavimo įrašai –
Pardavimų registras, rodantis įmonės pardavimus per tam tikrą laikotarpį. Paprastai duomenys jame fiksuojami iš pardavimo sąskaitų, PVM sąskaitų – faktūrų.
Registruojami duomenys: data, pardavimo dokumento numeris, įmonė (pardavėjas), parduotas produktas / paslauga, matavimo vienetas, kaina, kiekis, suma.
Pirkimų įrašai –
Pirkimų registras, rodantis įmonės pirkimus per tam tikrą laikotarpį. Paprastai duomenys jame fiksuojami iš pirkimo sąskaitų, PVM sąskaitų – faktūrų.
Registruojami duomenys: data, pardavimo dokumento numeris, įmonė (tiekėjas), pirktas produktas / paslauga, matavimo vienetas, kaina, kiekis, suma.
Apskaitos įrašai –
Buhalterinės apskaitos, Didžiosios knygos įrašai, kuriuose užfiksuotos per tam tikrą laikotarpį vykusios verslo operacijos.
Registruojami duomenys: data, dokumento numeris, susijusi šalis (įmonė, darbuotojas, t.t.), suma, valiuta, debeto sąskaita, kredito sąskaita.
Įvykiai –
Registruojami duomenys apie įvykius su įmonėmis ar jų kontaktiniais asmenimis, tokie kaip: skambučiai, vizitai, užklausos, el. laiškai, kvietimai, susitikimai ir pan.
Registruojami duomenys apie įvykį: data, įvykio tipas, kontaktinis asmuo, įvykio turinys, susitarimai ir sekantys žingsniai bei datos (pvz.: paskambinti sausio mėn., pakviesti į konferenciją ir t.t).
Sandoriai –
Registruojami potencialūs ketinimai, kurių kiekvienas turi tikimybę pavirsti verslo sutartimi, pardavimu. Įvairiose verslo valdymo sistemose šie ketinimai įvairiai vadinami, čia pasirinktas sandorio terminas su skirtingomis būklėmis, nusakančiomis jo tikimybę: užklausa, galimybė, pasiūlymas, derybos, sutartis, pralaimėjimas.
Taigi sandorių sąraše registruojami sandoriai, esantys skirtingose pardavimo proceso stadijose ir duomenys apie juos: sandorio numeris, pavadinimas, data, pardavimo proceso stadija, atsakingas pardavimų vadybininkas, priskyrimas veiklos dimensijoms (rinkai, paslaugai, produktui, pan.).
Sutartys –
Nors pagal kai kuriuos aspektus sutartis galima priskirti prie pardavimo dokumentų, pagrindinių duomenų sąraše jas verta išskirti atskirai dėl jų svarbos ir tai, kad juose numatoma daug kitų pagrindinių įmonių duomenų: pristatymo terminai, įvykdymo terminai, apmokėjimo terminai ir kt.
Sutartis turi savo galiojimo (įsipareigojimo trukmę) bei nustato pagrindines jos vykdymo sąlygas. Sutarčių registre svarbiausi duomenys yra: sutarties numeris, data, užsakovas / klientas, sutarties suma, pradžios data, pabaigos data, apmokėjimo terminas, produktas / paslauga / projektas ir pan.
Pagrindiniai duomenys
Tai pagrindiniai verslo objektų, subjektų, vietų ir kt. duomenys apie kuriuos fiksuojami įrašai transakcijų registruose. Jie apibūdina pagrindinius verslo įvykius.
Pardavimo transakcijoje nurodomi duomenys apie pirkėją, produktą, vežėją, šalį ir pan. Tai yra pagrindiniai duomenys (angl. Master data).
Semarchy išskiria penkias pagrindinių duomenų kategorijas:
- Šalys (angl. Parties) – visi, kas turi ar ketina turėti verslo reikalų su įmone: klientai, potencialūs klientai, tiekėjai ir kiti.
- Vietos (angl. Places) – geografinės vietos pagal tai kaip jos segmentuojamos. Tai gali būti padaliniai, geografinės rinkos, šalys, regionai ir pan.
- Dalykai (angl. Things) – tai ką įmonė parduoda ar valdo: produktai, paslaugos, turtas ir pan.
- Finansai ir organizacija (angl. Financial and Organizational) – apskaitos ir atskaitomybės struktūros, įskaitant pelno ir kaštų centrus, sąskaitų planą, verslo padalinius, kainoraščius, pardavimo teritorijas ir t.t.
- Nuorodos (angl. Reference) – kiti smulkesni klasifikatoriai, suteikiantys pagrindiniams ir operacijų duomenims kontekstą, tokie kaip: veiklų, analitinių dimensijų sąrašai, matavimo vienetai, valstybės ir pan.
Wikipedia nurodo, kad pagrindiniai įmonės duomenys yra bendrai nustatyti, pačią vertingiausią informaciją atstovaujantys objektai, suteikiantys kontekstą verslo operacijoms ir atsakantys į klausimus kas, ką, kada ir kaip.
Dažniausiai sutinkami pagrindiniai duomenys įmonėse:
Asmenys –
Įmonės kontaktinių asmenų sąrašas. Tai gali būti tiekėjams, pirkėjams atstovaujantys asmenys, potencialūs darbuotojai, laisvai samdomi darbuotojai, garantinio aptarnavimo meistrai ir kiti verslui svarbūs kontaktiniai asmenys.
Paprastai asmenų sąraše fiksuojami tokie duomenys kaip: vardas, pavardė, atstovaujama įmonė, telefono numeris, el. paštas, pastabos ir pan.
Partneriai –
Įmonių, su kuriais yra mezgami ar jau užmegzti verslo ryšiai, sąrašas. Partneriai gali būti pirkėjai, tiekėjai, gamintojai, distributoriai, valstybinės institucijos, bankai ir kitokie įmonių tipai.
Paprastai įmonių sąraše fiksuojami pagrindiniai įmonės rekvizitai: pavadinimas, kodas, PVM kodas, adresas, vadovas, interneto svetainė, telefono numeris, el. paštas, veikla, pastabos ir kt. Papildomai gali būti pridedama papildoma informacija apie įmonės dydį, darbuotojų skaičių, apyvartą ir pan.
Produktai, paslaugos –
Priklausomai nuo įmonės veiklos pobūdžio (ar gamina / parduoda produktus, teikia paslaugas) fiksuojami duomenys apie įmonės produktus, paslaugas: suteiktas kodas, mato vienetas, aprašymas ir t.t.
Kainos –
Duomenys apie įmonės taikomas kainas ir jos kainodaros struktūrą. čia yra svarbu susieti produktą / paslaugą, kainą bei kam ji taikoma“ klientui, klientų grupei, pardavimo kanalui ir pan.
Projektai –
Projektų duomenys yra svarbūs projektinę veiklą vykdančioms įmonėms: užregistravus sutartį, įmonė savo duomenų bazėse registruoja projektą, kuriam suteikia individualų kodą, užfiksuoja planuojamą pradžios, pabaigos datą, projekto vadovą, užsakovą, priskiria kitas savo vidinei atskaitomybei svarbias dimensijas.
Darbuotojai –
Darbuotojų sąraše fiksuojami duomenys apie darbuotojo darbo pradžią bei pabaigą, anketiniai duomenys: vardas, pavardė, kt., kontaktiniai duomenys: el. paštas, telefono numeris, kt., kvalifikacijos duomenys: išsilavinimas, kvalifikacija, įgūdžiai, sertifikatai, kt.
Registruojant darbuotojus duomenų bazėse dažniausiai yra suteikiamas vidinis numeris, identifikatorius. padedantis nustatyti darbuotoją skirtingose duomenų sistemose.
Sąskaitų planas –
Pagal įmonės apskaitos politiką naudojamas sąskaitų planas, padedantis organizuoti įmonės finansines operacijas, klasifikuoti į pagrindines grupes: turtą, nuosavybę, pajamas, sąnaudas bei detalesnes jų kategorijas tam, kad teikti pakankamai detalų vaizdą apie įmonės finansinę būklę jos vidaus ir išorės informacijos vartotojams.
Tinkamai valdomas sąskaitų planas padeda organizuoti visą įmonės verslo informaciją bei susieti finansinę informaciją su verslo duomenimis, sudarant galimybę ataskaitose eiti gilyn nuo finansinės atskaitomybės eilutės iki pirminio įrašo, pvz. pirkimo dokumento.
Kam naudojami verslo duomenys?
Verslo duomenys yra naudojami prasmingos informacijos apie klientų poreikius, verslo aplinką, procesus, racionalesnį išteklių panaudojimą ir pan. išgavimui bei sprendimų jos pagrindu priėmimui.
Tam, kad duomenys taptų prasminga informacija jie turi būti tinkamai parengti, sujungti į duomenų modelius, jų pagrindu išskaičiuoti rodikliai, parengtos prognozės, palyginimai ir pan.
Siekiant greitai ir efektyviai apdoroti didelius kiekius verslo informacijos – ji turi būti vizualizuota, t.y. pateikta tokiu būdu, kad būtų interpretuota ir suvokta per trumpiausią laiko tarpą. Čia pasitarnauja vizualios duomenys pateiktys (dashboards), kuriose verslo duomenys, rodikliai, KPI organizuojami pagal temas ir pateikiami sprendimų priėmėjams bei kitiems informacijos vartotojams.
Šiandien didžiausias iššūkis yra ne gauti verslo duomenis, o juos suvaldyti, t.y. “nepaskęsti“ duomenų jūroje, o pasirinkti kokius duomenis yra būtina rinkti, valdyti bei analizuoti.
Informacijos valdymo sprendimai yra kuriami siekiant padėti verslui spręsti su duomenimis susijusias problemas: sudėtinga rinkti, valdyti duomenis, sunku išgauti informaciją, didelės laiko sąnaudos ir pan. arba padėti geriau panaudoti duomenų teikiamas galimybes: surinkti duomenys galėtų padėti geriau pažinti klientus, daugiau parduoti, efektyviau išnaudoti išteklius ir pan.).
Informacijos valdymas 