Valdant projektą yra svarbu nuolat stebėti projekto būklę, kurią geriausiai parodo aiškiai apibrėžti rodikliai, padedantys kontroliuoti, kad projektai būtų vykdomi laiku ir neviršijant numatyto biudžeto. Kokie rodikliai yra svarbiausi?

Projektų vadovui svarbiausi rodikliai yra susiję su:

• projekto būkle,
• projekto ištekliais,
• projekto trukme (laikas),
• projekto kaštais (pinigai).

Tam, kad turėti objektyvų palyginimo matą reikia užfiksuoti pradinius planinius projekto rodiklius, kurių šaltiniai yra:

• pradinis tvarkaraštis (baseline). Tai momentinis projekto tvarkaraščio vaizdas prieš pradžią, kur matosi užduotys, jų trukmė, planuojamos pabaigos ir pradžios datos, viso projekto planuojama pradžia ir pabaiga bei trukmė.
• pradinis biudžetas (sąmata). Tai pradinis projekto pajamų ir kaštų planas, naudojamas palyginimui su faktiniais rezultatas bei nuokrypių skaičiavimui. Pradiniame biudžete nustatoma ir tikslinė projekto marža, vėliau naudojama projekto pelningumo vertinimui.

Ar nėra ženklių nukrypimų nuo tvarkaraščio?

Tvarkaraščio kontrolei reikalingi keli pagrindiniai žingsniai:

1. Išsaugotas pradinis tvarkaraštis, kurio pagrindu galima matuoti užduočių atlikimą bei terminus,
2. operatyviai atnaujinama užduočių būklė (“Vykdoma“, “Atlikta“, pan.),
3. kontroliuojami tvarkaraščio rodikliai,
4. inicijuojami veiksmai tik pasirodžius netoleruojamiems nuokrypiams.

Projekto tvarkaraščio stebėjimas gali atrodyti sudėtingu, tačiau vizualiai pateikus projekto užduočių progresą bei išsidėstymą laike, tai ženkliai palengvina tvarkaraščio kontrolę.

Viena pagrindinių projektų ataskaitų diagramų – Gantt diagrama rodanti projektų trukmę bei baigtumą ar konkretaus projekto užduočių trukmę bei baigtumą.

Tvarkaraščio būklės vertinimui naudojami pagrindiniai užduočių būklės vertinimo rodikliai:

• Projekto užduočių skaičius,
• Vykdomų užduočių skaičius,
• Nepradėtų užduočių skaičius,
• Užbaigtų užduočių skaičius,
• Užbaigtų užduočių %,
• Pradelstų užduočių skaičius,
• Projekto gairių skaičius,
• Laukiamų gairių skaičius,
• Užbaigtų gairių skaičius.

Jei projekto vertinimui naudojamas užbaigtos vertės (angl. Earned value) metodas, galima tvarkaraščio būklę vertinti pagal tvarkaraščio nuokrypio rodiklį angl. Schedule Variance (SV). Skaičiuojama kaip skirtumas tarp uždirbtos ir planuotos vertės SV = EV – PV.

Dar tikslesniam vertinimui naudoti tvarkaraščio efektyvumo indeksą (angl. Schedule Performance Index (SPI)),kuris apskaičiuojamas dalinant uždirbtą vertę (EV) iš suplanuotos vertės (PV) ir yra vienas iš pagrindinių ankstyvos diagnostikos įrankių projektų vadovui, leidžiantis pamatyti kiek projektas atsilieka ar viršija tikslus.

Jis apskaičiuojamas dalinant atliktų darbų biudžetinius kaštus (uždirbtą vertę) iš planuotos vertės ir parodo kiek projekto vykdymas nutolęs nuo tvarkaraščio. Pvz.: projekto biudžetas 90 tūkst. EUR. Pagal tvarkaraštį po 2 mėn. turėjo būti užbaigta 20% darbų arba planuota vertė 18 000 EUR (90 000 x 20 / 100 = 18 000). Tačiau po 2 mėn. buvo baigta tik 15% darbų arba uždirbta vertė 13 500 EUR (90 000 x 15 / 100 = 13 500). Tvarkaraščio efektyvumo indeksas 13 500 / 18 000 = 0,75.

Kuo rodiklis yra arčiau 1, tuo tiksliau vykdomas projekto tvarkaraštis, žemiau 1 – atsilikimas nuo tvarkaraščio.

Tvarkaraščio rodiklius lyginant su tiksliniais galiam greitai pastebėti, kad projekto tvarkaraštis ima krypti nuo suplanuoto grafiko ir reikia imtis veiksmų.

Teigiama, kad pirmi 5% viso projekto trukmės užduoda tempą visam projektui ir remiantis šio pradinio laikotarpio rezultatais pasakyti kaip vyks visas projektas: tai svarbiausias projekto etapas ir jei pradžia bus gera, tikėtina jis bus pabaigtas laiku. Jei šiuo laikotarpiu pastebimas ženklus atsilikimas nuo tvarkaraščio – laiku neinicijavus keitimų kyla didelė rizika nebaigti projektu laiku.

Ar nėra nukrypimų nuo biudžeto?

Tinkamai projekto biudžeto kontrolei reikalingi trys matai:

1. Pradinis biudžetas (baseline), sąmata.
2. Nuolat atnaujinamas projekto planas.
3. Faktiniai apskaitos duomenys.

Turint galimybę operatyviai kontroliuoti kiekvienos projekto biudžeto (sąmatos) eilutės vykdymą mažinama rizika viršyti projekto biudžetą, nepasiekti pelningumo tikslų.

Projektų būklės pagrindinėse ataskaitose kontroliuojami pajamų, kaštų, pelno skirtumai tarp planuotų bei faktinių rodiklių ir sudaroma galimybė “eiti-gilyn“ iki detalesnio lygio tam, kad suparsti skirtumų priežastis:

• ar prireikė daugiau darbo valandų nei planuota?
• ar viršijami darbo kaštai?
• ar viršijami medžiagų, įrangos kaštai?
• ar viršijami pridėtiniai kaštai?
• ar atsirado nenumatytų kaštų?

Projekto biudžeto kontrolė atliekama lyginant nuolat atnaujinamo plano biudžetą su pradiniu (baseline) biudžetu (ar nebus viršyti numatyti kaštai ir pelningumas) bei nuolat atnaujinamo plano biudžetą lyginant su faktiškai patirtomis išlaidomis (ar faktinės išlaidos neviršija plano).

Pagrindiniai rodikliai:

• kaštų nuokrypis,
• kaštų efektyvumo indeksas,
• maržos nuokrypis,
• daugiau…

Projektų ataskaitos (Dashboards)

Projektų rodiklių sistemos sukūrimui verta pasirinkti informacijos valdymo įrankį – projektų ataskaitas (dashboards), vizualias pateiktis, leidžiančias greitai ir objektyviai įvertinti projektų portfelio ar atskirų projektų būklę.

Gerai suprojektuotos projektų ataskaitos (dashboards) leidžia valdyti projektą efektyviau ir anksčiau diagnozuoti galimas problemas.

Galima išskirti keturis pagrindinius privalumus:

• Vieningas požiūris į projekto būklę. Išgryninti bei standartizuoti projektų rodikliai leidžia objektyviai vertinti projekto pasiekimus, būklę, lyginti atskirų projektų rezultatus, matyti bendrą projektų portfelio būklę.
• Visos suinteresuotos šalys vertina tą pačią informaciją. Kai kiekvienas su projektu susijęs asmuo mato tą pačią informaciją iš patikimų šaltinių – mažėja nesusipratimų, lengviau priimami sprendimai, didėja skaidrumas. Vadovams nereikia papildomų “mikro-vadybos“ pastangų, jie patys gali prireikus lengvai peržiūrėti norimą informaciją, projekto rodiklius. Išauga pasitikėjimas ir atskaitingumas, teigiamai veikiantys projektų pasiekimus.
• Duomenys realiame laike. Sukūrus interaktyvias ataskaitas iš nuolat atnaujinamų duomenų šaltinių realiame laike teikiama informacija apie projekto būklę ir galima greitai pastebėti problemas, anomalijas, reikalaujančias sprendimų ir greitos reakcijos. Taip pat lengvesne tampa biudžeto kontrolė bei mažėja laiko sąnaudos projekto administravimui.
• Greičiau priimami sprendimai. Projekto valdymo susirinkimuose lengviau rasti atsakymus į iškilusius klausimus, tiesiog neriant gilyn į duomenis iki reikiamo lygio. Nereikia prašyti kitų padalinių parengti informaciją kitais pjūviais – galima analizuoti rodiklius įvairiais pjūviais tiesiog susirinkime ir priimti reikiamus sprendimus greičiau.

---

Susiję įrašai: