Svarbiausi rodikliai projektų vadovui

Interaktyvi projektų portfelio ataskaita

Valdant projektą yra svarbu nuolat stebėti projekto būklę, kurią geriausiai parodo aiškiai apibrėžti rodikliai, padedantys kontroliuoti, kad projektai būtų vykdomi laiku ir neviršijant numatyto biudžeto. Kokie rodikliai yra svarbiausi?

Projektų vadovui svarbiausi rodikliai yra susiję su:

  • projekto būkle,
  • projekto ištekliais,
  • projekto trukme (laikas),
  • projekto kaštais (pinigai).

Viena pagrindinių projektų ataskaitų diagramų – Gantt diagrama rodanti projektų trukmę bei baigtumą ar konkretaus projekto užduočių trukmę bei baigtumą.

Projektų portfelio Gantt diagramos pavyzdys

Tarp svarbiausių rodiklių yra ir šie:

  • Planuotų valandų palyginimas su faktinėmis,
  • Planuotos projekto trukmės palyginimas su faktinėmis,
  • Projekto biudžeto palyginimas su faktinėmis sąnaudomis,
  • Planuotų pajamų palyginimas su faktinėmis pajamomis,
  • Planuotos maržos palyginimas su faktine marža,
  • Projekto baigtumo %,
  • Vėluojančios užduotys,
  • Artėjančios gairės,
  • Nustatytų problemų / rizikų skaičius,
  • Projekto būklė pagal numatytą pabaigos datą,
  • Išteklių užimtumo būklė,
  • Išteklių panaudojimo %,
  • bei kiti.

Daugiau projektų pagrindinės veiklos rodiklių (KPI) rasite čia.

Organizacijos pasirenka rodiklius pagal savo veiklos specifiką ir išsikeltus tikslus.

Pradėjus kurti rodiklių sistemas dažnai kyla klausimai kiek ir kokių rodiklių reikia, kokius rodiklius traukti į ataskaitas ir kokius duomenis kaupti?

Sudarius pradinį sąrašą, reikėtų jį papildomai įvertinti išmetant rodiklius, kurie

  • panašūs į kitus rodiklius ir juos dubliuoja,
  • nėra pakankamai svarbūs veiklos ar kokybės įvertinimui,
  • sunku išmatuoti,
  • dideli informacijos gavimo kaštai, menka nauda.

Efektyvesnė stebėsenos ir kontrolės sistema sukuriama kai stebima mažiau, bet tikrai esminių rodiklių, negu stebint daug rodiklių, kurių ne visi yra prasmingi.

Projektų ataskaitos (Dashboards)

Projektų rodiklių sistemos sukūrimui verta pasirinkti informacijos valdymo įrankį – projektų ataskaitas (dashboards), vizualias pateiktis, leidžiančias greitai ir objektyviai įvertinti projektų portfelio ar atskirų projektų būklę.

Gerai suprojektuotos projektų ataskaitos (dashboards) leidžia valdyti projektą efektyviau ir anksčiau diagnozuoti galimas problemas.

Galima išskirti keturis pagrindinius privalumus:

  • Vieningas požiūris į projekto būklę. Išgryninti bei standartizuoti projektų rodikliai leidžia objektyviai vertinti projekto pasiekimus, būklę, lyginti atskirų projektų rezultatus, matyti bendrą projektų portfelio būklę.
  • Visos suinteresuotos šalys vertina tą pačią informaciją. Kai kiekvienas su projektu susijęs asmuo mato tą pačią informaciją iš patikimų šaltinių – mažėja nesusipratimų, lengviau priimami sprendimai, didėja skaidrumas. Vadovams nereikia papildomų “mikro-vadybos“ pastangų, jie patys gali prireikus lengvai peržiūrėti norimą informaciją, projekto rodiklius. Išauga pasitikėjimas ir atskaitingumas, teigiamai veikiantys projektų pasiekimus.
  • Duomenys realiame laike. Sukūrus interaktyvias ataskaitas iš nuolat atnaujinamų duomenų šaltinių realiame laike teikiama informacija apie projekto būklę ir galima greitai pastebėti problemas, anomalijas, reikalaujančias sprendimų ir greitos reakcijos. Taip pat lengvesne tampa biudžeto kontrolė bei mažėja laiko sąnaudos projekto administravimui.
  • Greičiau priimami sprendimai. Projekto valdymo susirinkimuose lengviau rasti atsakymus į iškilusius klausimus, tiesiog neriant gilyn į duomenis iki reikiamo lygio. Nereikia prašyti kitų padalinių parengti informaciją kitais pjūviais – galima analizuoti rodiklius įvairiais pjūviais tiesiog susirinkime ir priimti reikiamus sprendimus greičiau.

Projektų ataskaitos pavyzdys

Pasisemkite idėjų šioje interaktyvioje projektų portfelio ataskaitoje arba apsilankykite mūsų ataskaitų galerijoje.

Įdomu:

Kaip lanksčiai modeliuoti biudžetus?

Biudžeto planavimas, ateities prognozių parengimas yra darbui ir laikui imlūs procesai, trunka nuo kelių savaičių iki kelių mėnesių, priklausomai nuo įmonės dydžio, vidinių tvarkų bei biudžeto detalumo lygio. O ką daryti kai neapibrėžtumo laipsnis yra labai aukštas ir reikia nuolat modeliuoti, vertinti įvairius scenarijus ir jų įtaką įmonės veiklos biudžetui, finansiniams rezultatams, kainodaros principams?

Svarbiausi rodikliai projektų vadovui

Valdant projektą yra svarbu nuolat stebėti projekto būklę, kurią geriausiai parodo aiškiai apibrėžti rodikliai, padedantys kontroliuoti, kad projektai būtų vykdomi laiku ir neviršijant numatyto biudžeto. Kokie rodikliai yra svarbiausi? Projektų vadovui svarbiausi rodikliai yra susiję su: projekto būkle, projekto ištekliais, projekto trukme (laikas), projekto kaštais (pinigai). Viena pagrindinių projektų ataskaitų diagramų – Gantt diagrama rodanti … Toliau skaityti “Svarbiausi rodikliai projektų vadovui“

Pardavimų ataskaitos

Kokius atsakymus turi pateikti pardavimų ataskaitos? Kokius rodiklius stebėti ir kokius duomenis analizuoti?

Įkeliama…

Something went wrong. Please refresh the page and/or try again.


Bendraukime:

Autorius: Viparkas, UAB

Paverčiame Jūsų duomenis patikima informacija, kad galėtumėte greičiau priimti geresnius sprendimus, www.viparkas.lt.