Pagrindinis verslo ataskaitų tikslas – leisti informacijos gavėjams objektyviai interpretuoti surinktus duomenis, tam, kad jų pagrindu būtų galima vertinti įmonės būklę, rezultatus bei priimti verslo sprendimus.
Vidinių verslo ataskaitų forma nėra reglamentuojama – kiekviena įmonė pasirenka kokiu pavidalu teikiama informacija vadovams.
Tradicinės verslo ataskaitos buvo popierinės, parengtos vadovaujantis tradicine dokumentų struktūra: santrauka, turinys, skyriai, išvados ir t.t. Tačiau šiandien versle vyrauja skaitmeninės, interaktyvios ataskaitos, nes tradicinis formatas netenkina informacijos vartotojų poreikių.
Kokių ataskaitų reikia norint išsamiai įvertinti įmonės būklę?
Pagal funkcijas galima išskirti šias grupes:
- Finansinės ataskaitos
- Veiklos ataskaitos
- Kitos ataskaitos.
Finansinės ataskaitos
Finansinių rodiklių ataskaitas rengia visos įmonės. Jos padeda stebėti įmonės finansinius rezultatus, kontroliuoti finansinius KPI, lyginti rezultatus su planuotais.
Ataskaitų formą ir detalumo lygį įmonės pasirenka pačios, tačiau praktikoje stebima kad tai labiausiai apsprendžia turimos technologijos ir įpročiai.
Tam, kad vadovai galėtų matyti objektyvią įmonės finansinę būklę, reikėtų tokių informacijos pjūvių:
Pagrindinės finansinės ataskaitos
Balansas, pelno (nuostolių) ataskaita
Laikotarpio rezultatai
Pagrindiniai finansiniai rodikliai
Biudžeto-fakto palyginimas
Faktiniai rezultatai lyginant su planuotais
Pelningumo ataskaitos
Produktų, projektų, paslaugų pelningumas
Veiklos ataskaitos
Veiklos valdymo tikslas yra pasiekti aukščiausią efektyvumo lygį organizacijoje su turimais ištekliais.
Veiklos valdymas yra susijęs su efektyviu medžiagų, darbo bei kitų išteklių pavertimu produktais, paslaugomis ar prekėmis.
Todėl veiklos ataskaitos skiriasi pagal įmonės veiklos sektorių, tačiau jas vienija esminė vadovams pateikiama informacija:
- Pagrindiniai veiklos KPI, indikatoriai kur rodikliai krypsta nuo nustatyų standartų,
- išteklių poreikis, prieinamumas, išteklių užimtumas, projekcija ateičiai,
- Kokybės, pristatymo rodikliai.
Projektų ataskaitos
Šios ataskaitos būtinos įmonėms, kurių pagrindinė veikla yra projektų, t.y. laikinų veiklų, skirtų sukurti unikalų produktą ar paslaugą savo klientams, vykdymas.
Vadovams būtina stebėti:
- Vykdomų projektų būklę,
- Išteklių užimtumą, projekciją į ateitį,
- Projektų pelningumą,
- Išteklių efektyvumą,
- Projektų KPI,
- Baigtų projektų rodiklių analitiką.
Projektų apžvalga
Vykstančių projektų būklė ir indikatoriai
Išteklių užimtumas
Išteklių poreikis, prieinamumas
Projektų rezultatai
Rezultatai pagal dimensijas
Pardavimų ataskaitos
Kasdieninės ataskaitos leidžiančios stebėti pardavimus, analizuoti tendencijas, priimti sprendimus.
Vadovams būtina stebėti:
- Pardavimus įvairiais pjūviais: pagal kanalus, šalis, produktus, vadybininkus, regionus ir pan.
- Analizuoti TOP ir BOTTOP produktus, vadybininkus, kanalus ir pan.
- Stebėti dinamiką,
- Sekti akcijas, nuolaidas, kitas skatinimo priemones.
Pardavimai pagal dimensijas
Pagal kanalus, šalis, regionus, prekių ženklus, kategorijas, vadybininkus.
Pardavimų dinamika
Kiekių, pajamų, pelno dinamika pasirinktais laikotarpiais.
Informacijos valdymas 