Kadangi ištekliai yra riboti, efektyvus jų panaudojimas kritiškai svarbus tiek įmonės pelningumo, tiek verslo tvarumo tikslams.
Vadovų tikslas yra pilnai panaudoti išteklius iki jų pilno pajėgumo.
Jei ištekliai yra perkraunami – tai neigiamai įtakoja darbuotojų darbingumą, įmonės gebėjimą laiku įvykdyti savo įsipareigojimus.
Jei ištekliai yra nepilnai panaudojami – tai neigiamai įtakoja projektų, produktų ar paslaugų pelningumą, efektyvumo rodiklius, mažėja kapitalo grąža.
Kas yra pajėgumų planavimas?
Projektų valdyme pajėgumų planavimas apima pastovų išteklių, tame tarpe darbo jėgos, laiko ir biudžeto, vertinimą ir skirstymą užtikrinant kad projektai vyktų sėkmingai savo apribojimų ribose.
Pajėgumų planavimo tikslas – prognozuoti ar prieinamų išteklių pakaks užtikrinti projektų tikslų pasiekimą iki nustatytų terminų.
Viena šio proceso sudedamųjų dalių yra išteklių prieinamumo (angl. Availability) vertinimas.
Darbuotojų pajėgumas gali būti lygus prieinamumui, tačiau gali skirtis. Prieinamumas (angl. Availability) yra darbuotojų galimas dirbti laikas įvertinus nedarbo laiką: atostogas, ligas, pan., t.y. kiek valandų per laikotarpį darbuotojai gali skirti darbui.
Pajėgumas (angl. Capacity) – visų darbuotojų bendras darbo valandų skaičius, kurį darbuotojai gali dirbti per nustatytą laikotarpį, pvz. mėnesį.
Prieinamas valandas lyginant su tikėtinu valandų poreikiu projektų veiklose, matoma ar pasirinktame laikotarpyje darbuotojas yra perkrautas, ar atvirkščiai – neturi pakankamo užimtumo.
Tą taip pat parodo panaudojimo rodiklis (angl. utilization rate), kuris rodo kiek % ištekliai yra panaudojami lyginant su jų prieinamumu arba pajėgumu.
Daugumoje projektus įgyvendinančiose įmonėse svarbu tinkamai subalansuoti ne tik atskirų darbuotojų, bet ir struktūrinių padalinių užimtumą.
Planuojant pajėgumus, darbuotojų bei padalinių užimtumą, svarbu greitai matyti kuriais laikotarpiais ir kur poreikis viršija turimus pajėgumus, kokios užduotys reikalauja daugiausiai išteklių, kurie darbuotojai yra mažiausiai apkrauti ir gali paimti dalį krūvio iš kolegų.
Pajėgumų planavimo proceso rezultatas – maksimaliai subalansuotas poreikis su prieinamumu ir užtikrintas optimalus apkrautumas tiek darbuotojo, tiek padalinio lygmenyje.
Paveikslėlyje žemiau subalansuoto savaitinio darbuotojo poreikio ir prieinamumo pavyzdys: darbuotojas gali dirbti 40 valandų per savaitę ir jam suplanuotos užduotys visoms 40 valandų darbo savaitei, prasidedančiau rugsėjo 9 d.
Tą savaitę planuojamas 100% darbuotojo panaudojimas.
Kokių duomenų reikia pajėgumų planavimui?
Pajėgumų planavimui prireiks:
- Duomenų apie darbuotojus,
- Duomenų apie projektų užduotis,
- Duomenų apie planuojamas įmonės, darbuotojų nedarbo dienas.
Duomenys apie darbuotojus turi apimti darbuotojo priklausomybę padaliniui (jei planavimas daromas ir struktūrinio vieneto lygyje), jo darbo valandų skaičių per dieną/savaitę (ar dirba pilnu užimtumu, ar daliniu).
Poreikis apskaičiuojamas iš planuojamų projektų užduočių duomenų: koks darbuotojas yra priskirtas prie užduoties, kiek likę darbo valandų, koks planuojamas pabaigos terminas, kokiam projektui priklauso užduotis ir pan.
Dar svarbu turėti duomenis apie planuojamas nedarbo dienas (švenčių, poilsio, atostogų ir pan.). Šie duomenys naudojami pajėgumui bei darbuotojų prieinamumui apskaičiuoti.
Pagrindiniai rodikliai:
- Pajėgumas (angl. Capacity)
- Prieinamumas (angl. Availability)
- Poreikis (angl. Demand)
- Panaudojimas (angl. Utilization)
- Panaudojimas pagrindinei/apmokamai veiklai (angl. Billable Utilization)
- daugiau
Ataskaitos:
Ataskaitų pavyzdžius sukūrė UAB “Viparkas“ Power BI įrankio pagalba.
Apie kitas verslo ataskaitas:
- Biudžeto-fakto analizė
- Finansinių rodiklių ataskaitos
- Pardavimų ataskaitos
- Projektų būklės ataskaitos
- Projektų pelningumo ataskaitos
Informacijos valdymas 