Projektų veikla yra dinamiška, kupina iššūkių ir neapibrėžtumų todėl labai svarbu turėti galimybę operatyviai ir tiksliai matuoti ir vertinti tiek visų, tiek kiekvieno projekto būklę.

Projektų pagrindiniai veiklos matavimo rodikliai (KPI) gali būti suskirstyti į keturias grupes:

• laiko – ar projektas vyksta (įvykdytas) laiku,
• biudžeto – ar projektas vyksta (įvykdytas) numatyto biudžeto / sąmatos rėmuose,
• pelningumo – ar pasiekta planuota pelno marža (dažniausiai vertinamas projektines paslaugas parduodančiose įmonėse), vidinius projektuose vykdančiose įmonėse skaičiuojami investicijų atsipirkimo rodikliai,
• pasitenkinimo (kokybės) – kaip projektą vertina suinteresuotos šalys: klientai, užsakovai.

Projektų būklės ataskaitose lyginami planuoti bei faktiniai rodikliai, leidžiantys stebėti ar projektai neviršija numatytų laiko, biudžeto, pelno tikslų. Pagrindiniai rodikliai yra projekto pradžios ir pabaigos datos, trukmė, pajamos, sąnaudos, marža, darbo valandos, išteklių užimtumas.

Ką būtina matyti?

Norint objektyviai ir operatyviai vertinti projektų būklę ir laiku pastebėti problemas bei rizikas, svarbu turėti patikimus bei laiku fiksuojamus duomenis. Kuo greičiau, kuo geresnės kokybės bei detalesni duomenys bus užfiksuoti – tuo patikimesnė bus projektų būklės informacija.

Svarbu matyti bendrą visų projektų būklę bei galimybę peržiūrėti kiekvieno projekto rodiklius.

Turint veikiančią pagrindinių veiklos rodiklių bei atskaitomybės sistemą, galima ataskaitose iš karto pažymėti projektus, kurių rodikliai viršija nustatytas tolerancijos ribas, tam, kad kuo greičiau pastebėti neigiamas tendencijas.

Tinkamai organizuojant indikatorius, galima lengvai įvertinti kurie projektai viršija darbo sąnaudas, atsilieka nuo grafiko, viršija sąnaudas, nevykdo pajamų ar pelno tikslų, viršija išteklių apkrovimo ribas.

Projektų būklės ataskaitose būtina matyti:

• Visų projektų būklės rodiklius,
• kiekvieno projekto būklės rodiklius,
• kiekvieno projekto planuotų – faktinių rodiklių palyginimą, jų skirtumus,
• atskirai analizuoti vykdomų (nebaigtų) bei baigtų projektų rodiklius.

Taip pat svarbu turėti galimybę matyti projektų laiko juostą (angl. timeline) – grafinę visų vykdomų projektų pradžios bei pabaigos išraišką geresniam visos dabartinės situacijos įvertinimui bei ateities tendencijų suvokimui.

Ką būtina vertinti?

Projektų būklės ataskaitos dažniausiai naudojamos operatyvinei analizei, vykdomų projektų būklės stebėjimui siekiant nustatyti kuriuose projektuose tam tikri rodikliai pernelyg nukrypsta nuo nustatytų tikslų, kontrolės rodiklių.

Užbaigtų projektų analizė taip pat gali būti atliekama tų pačių ataskaitų pagrindu, tik kitu metu ir kitoje vietoje: tokia analize labiau siekiama įvertinti kiekvieno projekto tikslų pasiekimą, gautas pamokas, atnaujinti tikslų bei vidurkių rodiklius, naudojamus veiklos vertinimui.

O ką būtina kontroliuoti, vertinti stebint vykdomų projektų būklę?

Pagrindiniai matai yra tikslai (įmonės ar kiekvieno projekto) bei normos arba vidurkiai (vidutiniai panašių projektų rodikliai, nustatyti ilgalaikės užbaigtų projektų analizės metu).

Todėl didžioji dalis rodiklių, pateikiamų projektų būklės ataskaitose, yra išskaičiuojami kaip:

• absoliučių sumų skirtumai (tikslas – faktas, planas – faktas, biudžetas – faktas),
• skirtumai procentine išraiška (% daugiau, % mažiau),
• skirtumai procentiniais punktais (skaičiuojant skirtumus tarp procentais išreiškiamų rodiklių).

Taip pat rodiklių pagrindu skaičiuojami indikatoriai parodantys būklę (palankūs skirtumai = “gerai“, nepalankūs skirtumai = “negerai“, normos, tikslų ribose = “Gerai“, virš normos ar ribų = “negerai“).

Indikatorių naudojimas būklės ataskaitose ženkliai pagerina informacijos suvokimą jos vartotojams – galima dėmesį sukoncentruoti į sritis, kurios reikalauja greitų sprendimų.

1. Ar projektai vyksta pagal grafiką?

Kontroliuojant kiekvieno projekto užduočių bei gavinių būklę galima vertinti atsilikimo nuo projekto grafiko tikimybę.

Nuolatinis projektų planuotos pabaigos datos ir baigtumo % rodiklių stebėjimas leidžia anksti pastebėti rizikas, susijusias su vėlavimu, projekto laiko perviršiu.

2. Ar neviršijamas biudžetas?

Turint galimybę operatyviai kontroliuoti kiekvienos projekto biudžeto (sąmatos) eilutės vykdymą mažinama rizika viršyti projekto biudžetą, nepasiekti pelningumo tikslų.

Projektų būklės pagrindinėse ataskaitose kontroliuojami pajamų, kaštų, pelno skirtumai tarp planuotų bei faktinių rodiklių ir sudaroma galimybė “eiti-gilyn“ iki detalesnio lygio tam, kad suparsti skirtumų priežastis:

• ar prireikė daugiau darbo valandų nei planuota?
• ar viršijami darbo kaštai?
• ar viršijami medžiagų, įrangos kaštai?
• ar viršijami pridėtiniai kaštai?
• ar atsirado nenumatytų kaštų?

3. Ar neviršijamos normos?

Ankstyvai problemų diagnostikai gali padėti ir išvestinių plano – fakto rodiklių lyginimas, pvz.: planuotos – faktinės darbo sąnaudos m2, m3, planuota – faktinė medžiagų išeiga, planuotos – faktinės pridėtinės sąnaudos tiesioginio darbo valandai ir pan.

Jei pastebimas ženklus normų viršijimas – jos pagrindu gali būti perskaičiuojami prognozuojami trukmės, išeigos rodikliai ir įvertinama įtaka projekto trukmei ar biudžetui.

4. Ar pakanka išteklių?

Projektų vadovams nuolat tenka spręsti išteklių klausimus: jie turi būti išnaudojami efektyviai, tačiau reikia išvengti išteklių trūkumo ar perkrovos.

Projektų būklės ataskaitos turi teikti išsamią informaciją apie turimus išteklius, jų pajėgumus bei apkrovimą, signalizuoti apie potencialias išteklių valdymo problemas: neišnaudojamus pajėgumus, perkrovas, trūkumą ir t.t.

Pabaigai:

Projektų būklės vertinimas vykdomas stebint, vertinant, analizuojant:

• lyginant planuotus rodiklius su faktiniais,
• atliekant nuolatinį projekto veiklos įvertinimą ir sprendžiant ar reikia imtis koreguojančių veiksmų,
• pildant informacija reikalinga būklės atnaujinimui, planavimui bei prognozei,
• stebint patvirtintus pokyčius ar grafiko atnaujinimus,
• pildant projekto dokumentaciją.

Projekto būklės ataskaitos gali teikti ne vien rodiklių, KPI palyginimą, rodyti kiekybinę projektų informaciją, tačiau ir būti pagrindiniu informacijos šaltiniu projektų vadovams, vadovams, savininkams – tinkamai organizuoti nuorodas į kitus duomenų šaltinius: projekto dokumentų saugyklą, projekto sutartis, sąskaitas, apimties keitimo susitarimus ir pan.

Tinkamai organizuota informacija leidžia greičiau, geriau, patikimiau įvertinti kiekvieno ir visų projektų būklę, rasti reikiamą informaciją, anksti įvertinti rizikas ir imtis veiksmų jų išvengimui, priimti kitus svarbius sprendimus.

Projektų būklės ataskaita

Pagrindiniai projektų būklės rodikliai:

• Planuotų valandų palyginimas su faktinėmis,
• Planuotos projekto trukmės palyginimas su faktinėmis,
• Projekto biudžeto palyginimas su faktinėmis sąnaudomis,
• Planuotų pajamų palyginimas su faktinėmis pajamomis,
• Planuotos maržos palyginimas su faktine marža,
• Projekto baigtumo %,
• Vėluojančios užduotys,
• Artėjančios gairės,
• Nustatytų problemų / rizikų skaičius,
• Projekto būklė pagal numatytą pabaigos datą,
• Išteklių užimtumo būklė,
• Išteklių panaudojimo %,
• bei kiti.

Susiję įrašai: