Projektų rodikliai

Projektų pagrindiniai veiklos rodikliai (KPI)– iš anksto nustatyti kiekybiniai projektų rodikliai, naudojami projektų efektyvumo ir tikslų pasiekimo įvertinimui .

Jie gali būti sugrupuoti į keturias pagrindines grupes:

laiko – ar projektas vyksta (įvykdytas) laiku,
biudžeto – ar projektas vyksta (įvykdytas) numatyto biudžeto / sąmatos rėmuose,
pelningumo – ar pasiekta planuota pelno marža (dažniausiai vertinamas projektines paslaugas parduodančiose įmonėse), vidinius projektuose vykdančiose įmonėse skaičiuojami investicijų atsipirkimo rodikliai,
pasitenkinimo (kokybės) – kaip projektą vertina suinteresuotos šalys: klientai, užsakovai.

Dar planavimo fazėje suinteresuotos šalys turi nuspręsti kokiais rodikliais matuos projekto rezultatus ir kaip įvertins sėkmę / nesėkmę.

Vidinė projektų rodiklių ir KPI sistema padeda vykdyti vykdomų projektų stebėseną, kontroliuoti eigą ir analizuoti jau įvykdytų projektų rezultatus kuriant unikalias žinias būsimų projektų planavimui bei vykdymui.

Remiantis surinktais projekto (-ų) duomenimis vykdoma išsami jų analizė siekiant gauti prasmingos informacijos ateities sprendimų priėmimui.

Projektų analitika padeda vadovams efektyviau valdyti biudžetus, išlaikyti juos apibrėžtose laiko ir biudžeto ribose, priimti strateginius sprendimus bei padidinti projektų sėkmės procentus.

Kokie rodikliai yra svarbiausi?

Projekto pajamos –

Projektinę veiklą vykdančiose įmonėse tai yra planuojamų / atliktų darbų vertė pardavimo įkainiais.

Skaičiuojama pinigine išraiška, atėmus nuolaidas ir be PVM.

Projekto marža –

Koks projekto finansinis rezultatas lieka įvertinus tiesioginius projekto kaštus, t. y. iš projekto pajamų atėmus projekto savikainą.

Projekto marža % –

Tai vienas iš svarbiausių projektų pagrindinių rodiklių rodantis projekto pelningumą. Jis apskaičiuojamas projekto maržą dalinant iš projekto pajamų.

Šis rodiklis skaičiuojamas tiek sudarant projekto sąmatą, tiek projekto vykdymo metu remiantis einamuoju projekto planu bei pasibaigus projektui, remiantis apskaitos duomenimis. Lyginant projekto maržą apskaičiuotą iš sąmatos, plano ir faktinių duomenų vertinama ar projektas pasiekė iškeltus pelningumo tikslus.

Projektų skaičius –

Projektų skaičius pateikiamas šalia laikotarpio rodiklių (pajamų, pelno, kt.), taip pat naudojamas vidurkių skaičiavimuose.

Atskirai gali būti skaičiuojami rodikliai: aktyvių / vykdytų projektų skaičius per pasirinktą laikotarpį, užbaigtų projektų skaičius per pasirinktą laikotarpį, pelningų projektų skaičius, nepelningų projektų skaičius, vėluojančių projektų skaičius, užbaigtų laiku projektų skaičius ir pan.

Projektų darbo valandos –

Dirbtos valandos prie projektų per pasirinktą laikotarpį. Skaičiuojama atskirai sąmatos, plano ir faktinės darbo valandos.

Gali būti vertinamas kaip atskiras rodiklis arba dalyvauti išvestinių rodiklių (pvz.: marža darbo valandai, pajamos darbo valandai ir pan.) skaičiavimui.

Rizikų skaičius –

Užregistruotų rizikų skaičius per pasirinktą laikotarpį.

Problemų skaičius –

Užregistruotų problemų skaičius per pasirinktą laikotarpį.

Laiku užbaigtų projektų % –

Kiek projektų užbaigta laiku (t.y. neviršijant planuotos projekto pabaigos datos) per pasirinktą laikotarpį.

Formulė:
Laiku užbaigtų projektų % = (Laiku užbaigti projektai / užbaigti projektai) * 100.

Projektai neviršiję biudžeto –

Kiek užbaigtų projektų per pasirinktą laikotarpį neviršijo numatyto biudžeto.

Formulė: Užbaigtų projektų, neviršijusių biudžeto, skaičius.

Projektų neviršijusių biudžeto % –

Koks procentas projektų neviršijo suplanuoto biudžeto.

Formulė: Projektų, neviršijusių biudžeto % = (Projektai neviršiję biudžeto / užbaigti projektai) * 100.

Projekto vėlavimas d. –

Kiek dienų vėlavo projekto pabaiga.

Formulė: Projekto vėlavimas d. = Projekto faktinė pabaigos data – projekto planuota pabaigos data.

Projekto užduočių skaičius –

Kiek iš viso užduočių yra projekto plane.

Vykdomų užduočių skaičius

angl. Number of In Progress Tasks. Kiek užduočių turi būklę “Vykdoma“ / “In Progress“.

Nepradėtų užduočių skaičius

angl. Number of Not Started Tasks. Kiek užduočių turi būklę “Nepradėta“ / “Not Started“.

Užbaigtų užduočių skaičius

angl. Number of Completed Tasks. Kiek užduočių turi būklę “Užbaigta“ / “Completed“.

Užbaigtų užduočių %

angl. Percentage of Tasks Completed. Kokią dalį bendrame užduočių skaičiuje sudaro užbaigtos užduotys.

Pradelstų užduočių skaičius

angl. Number of Overdue Tasks. Kiek užduočių turėjo prasidėti ar baigtis šiandien, bet vėluoja.

Projekto gairių skaičius

angl. Number of Milestones. Kiek iš viso gairių numatyta projekte.

Laukiamos gairės

angl. Pending Milestones. Kiek projekto gairių dar nėra pasiekta, t.y. laukiama jų pasiekimo. Šis indikatorius leidžia greitai įgyti suvokimą apie projekto būklę nesileidžiant į detales.

Išteklių panaudojimo %

angl. Resource utilization. Parodo kaip efektyviai išnaudojami projekto ištekliai išskaičiuojant kiek projektams priskirtos išteklių valandos sudaro bendrame pajėgume. paprastai yra siekiama užtikrinti apie 85% apkrovimo kiekvienam projekto ištekliui. Esantys žemiau šios ribos – nepilnai išnaudojami, virš – perkrauti.

Išteklių pajėgumai

angl. Resource Capacity. Visų išteklių galimas darbo laikas. Parodo kiek iš viso darbo valandų gali būti paskirstyta projektų veikloms.

Biudžeto nuokrypis

angl. Budget Variance. Parodo skirtumą tarp projekto pradinio biudžeto (planuotų išlaidų) ir faktinių išlaidų.

Planuota vertė

angl. Planned Value (PV). Planuota vertė tai visų tvarkaraštyje esančių darbų vertė planiniais (biudžeto) kaštais. Kitaip dar vadinama planuoto darbo planiniais kaštais (angl. Budgeted Cost of Work Scheduled (BCWS)), parodo koks projekto biudžetas kiekviename laiko tarpsnyje.

Uždirbta vertė

angl. Earned Value (EV). Šis rodiklis parodo kokia dalis projekto biudžeto yra užbaigta kiekviename laiko tarpsnyje. Dar žinomas kaip atlikto darbo planiniai kaštai (angl. Budgeted Cost of Work Performed (BCWP)). yra skaičiuojamas dauginant kiekvienos užduoties vertę iš atlikimo % (angl. % Complete).

EV = Atlikimo % x Biudžeto vertė

Tvarkaraščio nuokrypis

angl. Schedule Variance (SV). Skaičiuojama kaip skirtumas tarp uždirbtos ir planuotos vertės SV = EV – PV.

Tvarkaraščio efektyvumo indeksas

angl. Schedule Performance Index (SPI). indeksas apskaičiuojamas dalinant uždirbtą vertę (EV) iš suplanuotos vertės (PV) ir yra vienas iš pagrindinių ankstyvos diagnostikos įrankių projektų vadovui, leidžiantis pamatyti kiek projektas atsilieka ar viršija tikslus.

Jis apskaičiuojamas dalinant atliktų darbų biudžetinius kaštus (uždirbtą vertę) iš planuotos vertės ir parodo kiek projekto vykdymas nutolęs nuo tvarkaraščio. Pvz.: projekto biudžetas 90 tūkst. EUR. Pagal tvarkaraštį po 2 mėn. turėjo būti užbaigta 20% darbų arba planuota vertė 18 000 EUR (90 000 x 20 / 100 = 18 000). Tačiau po 2 mėn. buvo baigta tik 15% darbų arba uždirbta vertė 13 500 EUR (90 000 x 15 / 100 = 13 500). Tvarkaraščio efektyvumo indeksas 13 500 / 18 000 = 0,75.

Kuo rodiklis yra arčiau 1, tuo tiksliau vykdomas projekto tvarkaraštis, žemiau 1 – atsilikimas nuo tvarkaraščio.

Faktinė vertė

angl. Actual Cost (AC). Tai atliktų projekto darbų faktinės išlaidos, dar vadinamos atlikto darbo faktiniais kaštais (angl. Actual Cost of Work Performed (ACWP)).

Kaštų nuokrypis

angl. Cost Variance (CV). Šis rodiklis parodo skirtumą tarp uždirbtos ir faktinės vertės CV = EV – AC.

Kaštų efektyvumo indeksas

angl. Cost Performance Index (CPI). Rodiklis parodo kiek uždirbtos vertės tenka kiekvienam išleistam piniginiam vienetui ir skaičiuojamas kaip uždirbtos vertės ir faktinės vertės santykis CPI = EC / AV.

Informacijos valdymas