Išteklių užimtumas, pajėgumų planavimas yra vienas iš svarbiausių įmonės procesų. Kadangi ištekliai yra riboti, efektyvus jų panaudojimas kritiškai svarbus tiek įmonės pelningumo, tiek verslo tvarumo tikslams.
Vadovų tikslas yra pilnai panaudoti išteklius iki jų pilno pajėgumo. Jei nėra tikslių duomenų apie išteklių pajėgumus, jų užimtumą neišvengiamai ištekliai yra perkraunami su visomis neigiamomis to pasekmėmis, tame tarpe ir įmonės negebėjimu laiku įvykdyti savo įsipareigojimus. Jei ištekliai yra nepilnai panaudojami – tai neigiamai įtakoja projektų, produktų ar paslaugų pelningumą, efektyvumo rodiklius, mažėja kapitalo grąža.
Kokius rodiklius turi skaičiuoti, analizuoti bei kontroliuoti verslo įmonės? Pagrindiniai rodikliai, kurių pagrindu galima išskaičiuoti ir kitus, yra šie:
- Darbuotojų skaičius,
- Darbo dienų skaičius,
- Poilsio dienų skaičius,
- Darbo laiko norma,
- Pajėgumas,
- Pilno užimtumo atitikmuo (FTE),
- Prieinamumas,
- Poreikis,
- Panaudojimas,
- Panaudojimas pagr. (apmokamai) veiklai,
- Panaudojimas nepagr. (neapmokamai) veiklai
Darbuotojų skaičius (angl. Headcount)
Organizacijoje dirbančių žmonių skaičius tam tikrai datai. Įskaičiuojama pilna ir ne pilna apimtimi dirbantys darbuotojai, nuomojami darbuotojai ir pan.
Darbo dienų skaičius
Nustatytas darbo dienų skaičius per mėnesį, savaitę, metus, pan.
Poilsio dienų skaičius
Nedarbo dienų: poilsio, švenčių dienų skaičius per mėnesį, savaitę, metus, pan.
Darbo laiko norma
Laiko trukmė, paprastai išreikšta valandomis, kurią darbuotojas turi dirbti darbdaviui per tam tikrą laikotarpį pagal darbo susitarimą. Skaičiuojama darbo laiko norma dienai, savaitei, mėnesiui.
Pajėgumas (angl. Capacity)
Vieno darbuotojo pajėgumas – tai yra bendras valandų skaičius, kurį darbuotojas gali dirbti per nustatytą laikotarpį, pvz. mėnesį. Susumavus visų darbuotojų pajėgumus apskaičiuojamas bendras įmonės ar padalinio pajėgumas.
Skaičiuojant pajėgumą iš kalendorinių dienų skaičiaus atimama savaitgaliai bei švenčių dienos ir gautas darbo dienų skaičius dauginamas iš dienos darbo valandų skaičiaus, įprastai 8 val.
Pajėgumas gali būti skaičiuojamas valandomis, dienomis, pilno užimtumo atitikmeniu arba FTE (angl. Full Time Equivalent) ir pan.
Žmogiškuosius išteklius gali sudaryti:
- pilno ir nepilno darbo laiko darbuotojai,
- laikini darbuotojai,
- laisvai samdomi darbuotojai,
- nuomojami darbuotojai ir pan.
Jei įmonėje dirbama 5 dienas per savaitę po 8 darbo valandas, tai vieno pilną darbo laiką dirbančio darbuotojo pajėgumas bus 40 valandų per savaitę arba 5 žmogaus dienos arba 1 FTE.
Nepilną darbo laiką, pvz. 3 dienas per savaitę dirbančio darbuotojo pajėgumas bus 24 valandos per savaitę arba 3 žmogaus dienos arba 0,6 FTE.
Pilno užimtumo atitikmuo (angl. Full Time Equivalent, FTE)
Šis mato vienetas yra skirtas išmatuoti darbuotojo krūvį, pajėgumą arba prieinamumą ir yra standartinis matas išreiškiantis vieno darbuotojo darbo valandas dirbant pilna apimtimi (krūviu).
Pvz.: jei įmonėje taikomas 40 darbo valandų per savaitę krūvis, o ji turi 3 pilna apimtimi dirbančius darbuotojus ir 2 darbuotojus, dirbančius 3 dienas per savaitę, tai bendras įmonės pilno užimtumo atitikmuo (FTE) yra 4,2 = ((3 x 40) + (2 x 24))/ 40.
Kitaip tariant įmonė turi 4,2 pilno užimtumo darbuotojus.
Prieinamumas (angl. Availability)
Darbuotojo pajėgumas gali būti lygus prieinamumui, tačiau gali ir skirtis. Prieinamumas yra darbuotojo galimas dirbti laikas įvertinus nedarbo laiką: atostogas, ligas, pan., t.y. kiek valandų per laikotarpį darbuotojas gali (arba galėjo) skirti darbui.
Poreikis (angl. Demand)
Darbo valandų poreikis kyla iš planuojamų/prognozuojamų veiklų, kurioms reikalingos žmogaus darbo valandos, šių darbų atlikimui:
- su projektų/gamybos veiklomis susijusių darbų,
- administracinių, palaikymo veiklų,
- kitų veiklų.
Poreikis išreikštas valandomis ar FTE parodo kiek žmogaus valandų reikia suplanuotiems darbams atlikti ir naudojamas poreikio bei turimų pajėgumų subalansavimui.
Panaudojimas (angl. Utilization)
Bendras ištekliaus (-ių) panaudojimo rodiklis parodo kiek jis yra panaudojamas lyginant su jo prieinamumu arba pajėgumu.
Bendras panaudojimo % = Faktinis arba priskirtas planuojamas laikas / išteklių prieinamumas arba pajėgumas.
Panaudojimas pagrindinei/apmokamai veiklai (angl. Billable Utilization)
Šis rodiklis padeda įvertinti kiek ištekliai panaudojami pagrindinei veiklai arba klientų apmokamiems darbams atlikti.
Panaudojimas pagr. veiklai % = Faktinis arba priskirtas planuojamas laikas pagrindinei veiklai / išteklių prieinamumas arba pajėgumas.
Panaudojimas nepagrindinei/neapmokamai veiklai (angl. Non-Billable Utilization)
Šis rodiklis padeda įvertinti kiek ištekliai panaudojami nepagrindinei veiklai (klientų neapmokamiems darbams atlikti), t. y. pagalbiniams darbams, susirinkimams, mokymams ir pan.
Panaudojimas nepagr. veiklai % = Faktinis arba priskirtas planuojamas laikas nepagrindinei veiklai / išteklių prieinamumas arba pajėgumas.
Informacijos valdymas 