“Neturime patikimos informacijos“, “negalime gauti informacijos laiku“, “prastos kokybės duomenys“, “negalime pasitikėti sistemos duomenimis“ – visa tai simptomai, liudijantys apie prastą informacijos kokybę ir informacijos valdymo problemas įmonėje.
Kaip jas spręsti ir nuo ko pradėti? Pateikiame jums rekomendacijas ir veiksmų planą, kurį įgyvendinti galite pradėti jau šiandien ir ženkliai pagerinti informacijos kokybę įmonėje per trumpą laiko tarpą.
Nuo ko pradėti?
Šio įrašo pabaigoje pateikiame Jums dokumentą parsisiuntimui su rekomendacijomis ir klausimais esamos situacijos įvertinimui bei rekomendacijomis veiksmų plano sudarymui.
Jei jaučiate, kad įmonėje yra problemų susijusių su informacijos valdymu, rekomenduojame pradėti problemos analizę tokia seka:
- Įvertinti esamą situaciją įmonėje
- Įvertinti duomenų kokybę
- Įvertinti procesų kokybę
- Įvertinti technologijas
- Įvertinti žmonių pasirengimą pokyčiams
1. Esamos situacijos įvertinimas
Norint objektyviai įvertinti kokių priemonių imtis informacijos kokybės pagerinimui, reikia įvertinti kokia situacija įmonėje yra šiandien ir kokie yra ateities lūkesčiai.
Galima išskirti keturis brandos lygius pagal galimybę pasitikėti įmonės duomenimis ir informacijos valdymo lygį įmonėje.
Deja, net ir globaliu mastu (Gartner, 2018) surinkti duomenys byloja, kad dauguma įmonių turi žemą verslo analitikos brandą, dažnai susiduria su informacijos valdymo problemomis ir patenka į pirmus du: pradedančiųjų ir įgudusių lygius.
Nors įgudę jau būna atradę informacijos kokybės užtikrinimo svarbą ir ima taikyti pagrindinius principus, to dar nepakanka: stringama su technologiniais sprendimais (duomenys išbarstyti tarp įvairių duomenų bazių, stinga įgūdžių, išgaunama nepakankamos kokybės informacija ir pan.).
Šiems dviems lygiams yra būdingas nepakankamas dėmesys informacijos valdymui, formalių standartų, procesų nebuvimas, duomenų išsibarstymas, menki duomenų kokybės ir pasitikėjimo duomenimis rodikliai, menkos galimybės priimti informacija pagrįstus sprendimus.
Galite lengvai nustatyti kokiame brandos lygyje yra Jūsų įmonė pagal žemiau pateikiamus klausimus vertinimui.
Taigi ką daryti jei matote, kad informacijos valdymo problemos kelia rizikas verslui: priimami klaidingi sprendimai, vėluoja informacija ir prarandamos plėtros galimybės, stringa užsakymų įvykdymas, negalite matyti objektyvios įmonės būklės ir pan.?
Nustatykite pagrindines problemines sritis ir sudarykite veiksmų planą pagerinimui. Pradėkite jau šiandien, nes kiekvienas įveiktas mažas žingsnis veda į aukštesnį lygį link kokybiškesnės informacijos ir sprendimų.
2. Įvertinkite duomenų kokybę
Jei įtariate, kad informacijos valdymo problemos yra susiję su įmonės duomenų kokybe (negalima pasitikėti duomenimis, neatnaujinami duomenys ir pan.) turite įvertinti įmonės duomenų būklę ir pakeisti jų valdymo metodus.
Pagrindiniai žingsniai duomenų kokybės gerinimo link yra:
- Pagrindinių duomenų (Master Data) ir jų savybių identifikavimas
- Atsakomybės už Pagrindinių duomenų teisingumą priskyrimas
- Pagrindinių duomenų kokybės užtikrinimas
3. Įvertinkite informacijos valdymo procesus
Nėra būtina rengti labai detalius ir formalius procesų aprašymus, ypač tokius, kurie nugula į storus segtuvus ir retai mato dienos šviesą.
Svarbu parengti trumpas darbines instrukcijas, schemas kiekvienam Pagrindinių duomenų tipui apibrėžiančias kas ką kokiu eiliškumu atlieka naujo duomenų įrašų sukūrimui, esamo pakeitimui ar panaikinimui (deaktyvavimui).
Visos įmonės mastu svarbių informacinių veiklų valdymui padeda bendroje erdvėje patalpintas, visiems darbuotojams žinomas informacijos teikimo / atskaitomybės rengimo kalendorius.
Jame nurodomi svarbiausi informacijos pateikimo ir parengimo žingsniai bei terminai.
4. Įvertinkite technologijas
Pagal renkamų ir apdorojamų duomenų apimtis įmonėse turimos technologijos užima svarbų vaidmenį vertinant informacijos kokybę ir galimybes jos pagerinimui.
Atliekant turimų technologijų (apskaitos, verslo valdymo sistemų, kitų specializuotų IT įrankių) vertinimą svarbu identifikuoti ar jie padeda valdyti duomenis, ar trukdo, pvz.: nėra tam skirtų laukų aprašyti reikiamas duomenų savybes, ilgas ir nepatogus duomenų įvedimo/keitimo procesas, nesaugus keitimas (perrašomi duomenys be galimybės matyti keitimus), pasenusios, nepalaikomos IT sistemos, nėra tinkamo IT įrankio tam tikrų duomenų fiksavimui ir pan.).
Kitas vertinimo aspektas ar turimi įrankiai leidžia integruoti duomenis iš įvairių sistemų, juos apdoroti, išgauti reikiamą informaciją ir pateikti ją sprendimų priėmimui (pirkimams, pardavimams, planuotojams, projektų vadovams, produktų vadovams, gamybos vadovams, finansų vadovams, įmonių vadovams ir visiems kitiems informacijos naudotojams).
5. Įvertinkite žmonių pasirengimą pokyčiams
Jei esama situacija netenkina ir ieškote sprendimų kaip ją keisti – Jūsų įmonėje neišvengiamai bręsta pokyčiai.
Kruopščiai suplanuotas pokyčių įgyvendinimo planas bus pagrindinis Jūsų įrankis pradėjus keisti esamą situaciją, tačiau šiame etape svarbu įvertinti žmones ir jų pasirengimą galimiems pokyčiams informacijos kokybės gerinimo link.
Kalbant su žmonėmis apie (kartais) jų daromas informacijos valdymo klaidas, paliktus nekokybiškus duomenis beveik visada išsakomi argumentai “man taip greičiau“, “aš taip esu įpratęs (-usi)“, tačiau pirmoje grandyje paliktos klaidos keliauja toliau ir kartais virsta griaunančia jėga.
Pradėjus vertinti esamą situaciją ir problemas bei galimus jų sprendimo būdus, svarbu visiems paaiškinti kur ir kodėl kyla problemos ir kokią įtaką jos turi, kodėl reikia keisti esamą situaciją ir kaip tai svarbu, kad visi turėtų vienodą supratimą.
Tie kurie labiausiai supranta pokyčio svarbą ir jaučia atsakomybę už geresnę informacijos kokybę – puikūs kandidatai tapti pokyčių lyderiais ir padėti įgyvendinti veiksmų planą bei kitas iniciatyvas.
Pradėkite spręsti problemas jau šiandien!
Parsisiųskite dokumentą pagal nuorodą žemiau:
Susiję įrašai:
Informacijos valdymas 